Dlaczego arkusz Excela przestaje wystarczać do prowadzenia spraw w biurze projektowym

Prawie każde biuro architektoniczno-projektowe zaczynało od arkusza. Kolumna z inwestorem, kolumna z gminą, kolumna ze statusem, kolorowe wypełnienie komórki jako sygnał "to jest pilne". Działa to nieźle, dopóki spraw jest kilkanaście i wszystkie mieszczą się w głowie właściciela biura. Problem zaczyna się, gdy spraw jest sto kilkadziesiąt, w biurze pracuje kilka osób na raz, a arkusz trzeba przesyłać mailem, żeby ktokolwiek inny mógł go zaktualizować.

W tym artykule pokazujemy, na czym konkretnie Excel się wyczerpuje przy prowadzeniu spraw biura projektowego i jak ten sam problem wygląda w Statuso, gdzie sprawy prowadzi się na tablicy projektów, a nie w komórkach arkusza.

Excel dobrze radzi sobie z jedną sprawą naraz

Arkusz jest świetny do rzeczy statycznych: listy kontaktów, budżetu, jednorazowego rozliczenia. Sprawa w biurze projektowym nie jest statyczna — zmienia etap, zmienia osobę odpowiedzialną, zbliża się do terminu, generuje dokumenty. Excel nie ma pojęcia "etap sprawy" — ma komórkę z tekstem, który trzeba ręcznie wpisać i ręcznie pamiętać, żeby zmienić, gdy coś się dzieje.

W praktyce oznacza to, że status sprawy w arkuszu jest tak aktualny, jak ostatni raz, kiedy ktoś pamiętał go zaktualizować. Jeśli w biurze pracuje więcej niż jedna osoba, prędzej czy później dochodzi do sytuacji, w której dwie osoby edytują ten sam wiersz, nadpisują się wzajemnie albo po prostu nie wiedzą, że ktoś inny właśnie zmienił status na "złożone w urzędzie".

Kolumny w arkuszu kontra kolumny na tablicy

Na tablicy projektów w Statuso sprawy nie są wierszami z tekstową etykietą statusu — są kartami, które fizycznie znajdują się w konkretnej kolumnie odpowiadającej etapowi realizacji. Kolumny są w pełni konfigurowalne, osobno dla każdej tablicy: biuro samo decyduje, jakie etapy chce śledzić, na przykład "Nowe zlecenie", "W trakcie projektowania", "Złożone w urzędzie", "Zakończone". Można je dodawać, usuwać, zmieniać kolejność i nazwę.

To, co w Excelu wymagałoby ręcznego wpisania nowej wartości w komórce (i pilnowania, żeby zawsze wpisać ją identycznie, bez literówek i wariantów typu "złożone" vs "Złożone w Urzędzie"), na tablicy sprowadza się do przeciągnięcia karty myszką do innej kolumny. Zmienia to tylko przypisanie sprawy do etapu — reszta danych sprawy zostaje bez zmian, a zapis dzieje się automatycznie po chwili, bez klikania "Zapisz".

Warto dodać jedną rzecz, która w arkuszu bywa źródłem chaosu: zmiana nazwy kolumny na tablicy automatycznie przenosi wszystkie karty, które w niej były, pod nową nazwę. W arkuszu zmiana nazwy statusu w nagłówku nie aktualizuje automatycznie wcześniej wpisanych wartości w wierszach — trzeba by to robić ręcznie, wiersz po wierszu.

Filtrowanie, które w Excelu robi się coraz trudniejsze

Filtry autofiltru w Excelu działają dobrze, kiedy trzeba przefiltrować po jednej kolumnie. Gdy trzeba jednocześnie zobaczyć tylko sprawy z konkretnej gminy, konkretnego typu i tylko te po terminie — zaczyna się kombinowanie z wieloma filtrami naraz, które łatwo się zgubić albo zostawić włączone przez przypadek, tak że ktoś inny otwierający arkusz widzi "puste" dane, bo filtr ukrył resztę wierszy.

Na tablicy projektów te trzy filtry — gmina, typ sprawy i termin realizacji — są dostępne od razu w pasku narzędzi nad tablicą, bez względu na plan, na jakim biuro pracuje. Dodatkowo pasek narzędzi pozwala wyszukać tekstowo po inwestorze, nazwie inwestycji, tytule, adresie, gminie, typie czy statusie, sortować rosnąco lub malejąco po terminie oraz pokazać wyłącznie sprawy, którym termin już minął. Filtr jest widoczny dla każdego, kto otworzy tablicę — nie zależy od tego, kto ostatnio go ustawił.

Karta sprawy pokazuje więcej niż jedna komórka

W arkuszu jedna sprawa to zwykle jeden wiersz rozciągnięty na kilkanaście kolumn, które trzeba przewijać w bok, żeby zobaczyć wszystko. Na tablicy każda sprawa jest kartą, która w jednym miejscu pokazuje: typ sprawy jako kolorową plakietkę, gminę, skróconą nazwę i adres inwestycji, inwestora i kwotę, status akcji, pasek postępu procedur oraz etykietę terminu realizacji — zieloną, bursztynową przy zbliżającym się terminie i czerwoną po terminie.

Status akcji zasługuje na osobne słowo, bo to funkcja, której w arkuszu nie da się sensownie odtworzyć. To konfigurowalna plakietka pokazująca, kto akurat "ma piłkę" — czyli kto odpowiada za następny krok. Może to być konkretny pracownik albo jedna ze stałych etykiet, np. "Inwestor", "Urząd" czy "Gestor". Ciekawy detal: zalogowany pracownik widzi przy swoich sprawach napis "Ja" zamiast własnego imienia, więc ten sam zapis czyta się personalnie dla każdej osoby w biurze — nikt nie musi szukać swojego imienia na liście, żeby zobaczyć, co jest na jego głowie.

Pasek postępu na karcie nie jest ręcznie wpisywaną wartością procentową jak w arkuszu — liczony jest automatycznie wyłącznie z checklisty Procedury, czyli z relacji ile pozycji jest odznaczonych do tego, ile jest ich łącznie. Jeśli biuro uzna, że nie chce go widzieć, można go globalnie ukryć w ustawieniach.

Kto ma pamiętać o terminach, jeśli nie arkusz

Klasyczny sposób pilnowania terminów w Excelu to warunkowe formatowanie komórki z datą albo — częściej — pamięć osoby, która akurat prowadzi sprawę. Oba sposoby zawodzą, gdy sprawa trafia do kogoś innego albo gdy w biurze jest kilkadziesiąt otwartych spraw naraz i nikt nie ma czasu przewijać całego arkusza w poszukiwaniu tego, co się pali.

Tablica projektów ma na to panel "Pilne tematy" — pokazuje wszystkie otwarte tematy ze wszystkich spraw biura, którym termin już minął albo zbliża się w ciągu ustalonej liczby dni. Domyślnie to 7 dni, ale każdy pracownik może sobie ustawić własny zakres w profilu, od 1 do 90 dni — więc osoba, która lubi mieć więcej czasu na reakcję, może ustawić 14 czy 21 dni, a osoba pracująca na krótkim horyzoncie zostawić 3-5 dni. Panel można przypiąć na stałe przy tablicy, żeby był zawsze pod ręką, bez konieczności otwierania go na nowo po każdym przejściu między widokami.

Kiedy jedna tablica przestaje wystarczać

Biura, które prowadzą wyraźnie odrębne linie działalności — na przykład różne oddziały albo różne typy usług z zupełnie innym zestawem procedur — mogą w Statuso mieć więcej niż jedną tablicę (workspace). Każda tablica ma całkowicie odseparowany zestaw gmin, typów spraw, kolumn, statusów akcji i pól numerów pism, więc procedury jednego oddziału nie miksują się z procedurami drugiego. Wspólne dla całego biura zostają natomiast pracownicy, baza klientów i kalendarz — nie trzeba więc duplikować danych o klientach tylko dlatego, że sprawa dotyczy innej linii działalności.

To jest coś, czego w praktyce próbuje się w Excelu odtworzyć poprzez osobne zakładki w skoroszycie albo wręcz osobne pliki — z całym ryzykiem, że w końcu ktoś zaktualizuje niewłaściwą wersję. Liczba tablic dostępnych dla biura zależy od wykupionego planu — szczegóły są w cenniku Statuso.

Co realnie zmienia przejście z arkusza na tablicę

Podsumowując różnicę między prowadzeniem spraw w Excelu a na tablicy projektów, kluczowe są trzy rzeczy:

• Status sprawy to nie tekst wpisywany ręcznie, a fizyczna pozycja karty w skonfigurowanej kolumnie — zmiana jest jednym przeciągnięciem, nie wpisywaniem tekstu, który musi być identyczny za każdym razem.
• Filtrowanie po gminie, typie sprawy i terminie realizacji jest wbudowane w pasek narzędzi nad tablicą i widoczne tak samo dla każdego, kto ją otworzy — nie zależy od tego, kto ostatnio ustawił filtr w arkuszu.
• Panel "Pilne tematy" pilnuje terminów za całe biuro, zamiast zostawiać to pamięci jednej osoby przewijającej wiersze w poszukiwaniu czerwonych komórek.

Żadna z tych funkcji nie jest ukryta za wyższym planem — tablica projektów, filtrowanie i panel pilnych tematów są dostępne od razu, niezależnie od tego, na jakim planie biuro aktualnie pracuje.