Koniec telefonów „na jakim etapie jest moja sprawa” - portal statusu dla inwestora

Telefon dzwoni w środku pracy nad rzutami, a po drugiej stronie inwestor pyta, na jakim etapie jest jego sprawa. Odkładasz robotę, szukasz karty sprawy, sprawdzasz, odpowiadasz - pięć minut poszło, koncentracja zniknęła, a za godzinę zadzwoni kolejny inwestor z tym samym pytaniem. W biurze, które prowadzi kilkadziesiąt spraw jednocześnie, takie telefony potrafią realnie pociąć dzień pracy na kawałki.

System Statuso ma na to konkretną odpowiedź: funkcję, dzięki której inwestor sam sprawdza status swojej sprawy, bez angażowania nikogo z biura.

Jeden przycisk zamiast jednego telefonu

Na karcie sprawy w Statuso znajduje się przycisk „Generuj link dla klienta”. Warunek jest jeden: inwestor musi mieć w sprawie zapisany numer telefonu - to on posłuży później do weryfikacji tożsamości. Po kliknięciu przycisku system tworzy unikalny link, który można przesłać inwestorowi mailem, SMS-em albo po prostu podyktować przez telefon przy okazji innej rozmowy.

Link jest przypisany do konkretnego tematu i etapu sprawy. Jeśli sprawa się zmienia albo chcesz z jakiegoś powodu odciąć dostęp do wcześniej wysłanego linku, wystarczy wygenerować nowy - poprzedni przestaje działać, a nowy jest zupełnie odrębnym adresem. To wygodne, gdy np. inwestor zgubił link, zmienił numer telefonu albo temat sprawy się zakończył i chcesz mieć pewność, że nikt przypadkowy nie zajrzy w stare dane.

Bez zakładania konta, ale nie bez kontroli

Duża zaleta tej funkcji z punktu widzenia inwestora: nie musi niczego instalować, zakładać konta ani pamiętać hasła. Otwiera link w przeglądarce - i tyle. Ale „bez logowania” nie znaczy „bez zabezpieczeń”. Pierwsze, co widzi osoba otwierająca link, to ekran proszący o podanie numeru telefonu zapisanego w sprawie. Dopiero po poprawnym wpisaniu numeru uzyskuje dostęp do widoku statusu.

To prosty, ale skuteczny mechanizm: nawet jeśli link trafi w niepowołane ręce (przekazany dalej, przypadkowo wysłany nie tej osobie), bez znajomości numeru telefonu przypisanego do sprawy nikt się do statusu nie dostanie. System liczy też nieudane próby - po pięciu błędnych próbach dostęp do linku blokuje się na 15 minut. To zabezpieczenie przed próbami „zgadywania” numeru.

Co konkretnie widzi inwestor

Po pozytywnej weryfikacji inwestor trafia na widok statusu, który w podstawowej wersji pokazuje:

• typ sprawy,
• aktualny etap, na którym się ona znajduje,
• pasek postępu wyliczany na podstawie checklisty procedur,
• termin realizacji, oznaczony kolorem informującym o pilności.

To odpowiada dokładnie na pytanie, które najczęściej pada w telefonach: „na jakim to jest etapie i kiedy będzie gotowe”. Inwestor widzi to od razu, bez czekania na oddzwonienie kogokolwiek z biura.

Dodatkowe informacje - do decyzji biura

Poza tym podstawowym zestawem biuro może zdecydować, czy w widoku statusu pojawią się także dodatkowe elementy: dane inwestora, pełny adres inwestycji, dane działki, link do mapy, wartość zlecenia, lista dokumentów do pobrania oraz listy kontrolne. To nie jest ustawienie „wszystko albo nic” - o tym, co konkretnie zobaczy inwestor, decydują przełączniki skonfigurowane w Ustawieniach biura, w sekcji dotyczącej widoczności danych dla klienta. Dzięki temu jedno biuro może np. udostępniać komplet dokumentów do pobrania, a inne ograniczyć się wyłącznie do samego etapu i terminu - zależnie od tego, jak dużo informacji chce dzielić z inwestorami.

Warto też wiedzieć, że samą sekcję generowania linku na karcie sprawy da się całkowicie ukryć w ustawieniach widoku karty - niezależnie od tego, jaki plan Statuso ma dane biuro. Jeśli w niektórych typach spraw generowanie linku po prostu nie ma sensu, nie musi się rzucać w oczy na każdej karcie.

Kiedy to się realnie przydaje

W praktyce link statusu sprawdza się wszędzie tam, gdzie inwestor jest niecierpliwy albo po prostu chce mieć bieżącą kontrolę bez angażowania biura:

• Inwestor indywidualny budujący dom, który dzwoni co tydzień z pytaniem o etap projektu budowlanego.
• Deweloper prowadzący kilka inwestycji równolegle, który woli sam zerknąć na status niż pisać maila i czekać na odpowiedź.
• Sytuacje, gdy osoba odpowiedzialna za kontakt z danym inwestorem jest akurat na urlopie lub zajęta - link działa niezależnie od tego, kto jest w biurze.

To też wygodne uzupełnienie dla biur, które prowadzą sprawy etapami widocznymi na tablicy - jeśli w codziennej pracy korzystacie już z mechanizmu opisanego w artykule Kto ma teraz piłkę? Jak Status akcji porządkuje pracę w biurze projektowym, link statusu jest naturalnym przedłużeniem tej samej logiki - tylko że pilnowanie etapu bierze na siebie inwestor, a nie pracownik biura.

Dostępność i koszt

Link statusu dla klienta jest funkcją płatną. Zanim ktoś się zniechęci - warto sprawdzić cennik Statuso i policzyć, ile realnie kosztuje Was czas spędzany na telefonach o status sprawy. Przy kilkudziesięciu sprawach w toku, nawet kilka takich telefonów dziennie to godziny w skali miesiąca, które można odzyskać.