Ile czasu naprawdę zabiera ręczne przepisywanie pism projektowych

Wniosek o warunki zabudowy, pismo przewodnie do urzędu, pełnomocnictwo, karta informacyjna przedsięwzięcia – w każdym z tych dokumentów pojawiają się te same dane: imię i nazwisko inwestora, adres inwestycji, numer działki, obręb, uprawnienia projektanta. W większości biur ktoś siada i po prostu przepisuje je od nowa, dokument po dokumencie, sprawa po sprawie.

To zadanie wygląda niewinnie, dopóki nie policzy się go w skali miesiąca. System Statuso powstał między innymi po to, żeby tę pracę wyeliminować – w tym artykule pokazujemy, ile realnie kosztuje ręczne przepisywanie i jak wygląda alternatywa.

Z czego składa się "przepisywanie" w codziennej pracy biura

W praktyce rzadko chodzi o jedno pismo. Typowa sprawa generuje kilka do kilkunastu dokumentów w ciągu swojego cyklu życia: wniosek do urzędu, pełnomocnictwo, pismo przewodnie, ewentualne uzupełnienie, potem kolejne pismo na etapie odbioru. Każdy z nich wymaga tych samych kilkunastu-kilkudziesięciu pól: dane inwestora (czasem dwóch albo trzech), adres inwestycji, numer i obręb działki, dane projektanta i jego uprawnienia, numer pisma nadawany przez biuro.

Jeśli te dane trzeba za każdym razem wpisać ręcznie – czy to od zera, czy przez kopiowanie z poprzedniego pisma i poprawianie – to nawet przy sprawnej pracy zajmuje to kilka minut na dokument. Przy kilkunastu sprawach w toku i kilku pismach na sprawę w miesiącu, suma robi się zaskakująco duża, zwłaszcza że dochodzi do tego czas na formatowanie, sprawdzenie, czy nic nie zostało pominięte, i poprawki po zauważonej literówce.

Policzmy to na przykładzie

Załóżmy biuro prowadzące 20 spraw jednocześnie, gdzie średnio na sprawę przypadają 3 pisma miesięcznie wymagające tych samych danych inwestora i działki. Nawet przy optymistycznych 5 minutach na przepisanie i sprawdzenie jednego dokumentu, to 300 minut miesięcznie – 5 godzin pracy, którą ktoś w biurze poświęca wyłącznie na przenoszenie danych, które już wcześniej wpisano do systemu przy zakładaniu sprawy.

To liczby orientacyjne, bo każde biuro pracuje inaczej – ale mechanizm jest ten sam: dane raz wprowadzone do sprawy są potem ręcznie przenoszone do każdego kolejnego dokumentu, zamiast być wykorzystane automatycznie.

Skąd biorą się błędy przy ręcznym przepisywaniu

Czas to jedna strona problemu. Druga to jakość. Przy ręcznym przepisywaniu błędy pojawiają się w kilku typowych miejscach:

• literówka w numerze działki albo w nazwisku inwestora, przeniesiona z jednego pisma do drugiego i niezauważona, bo "przecież tak było w poprzednim dokumencie",
• nieaktualne dane – inwestor zmienił adres albo telefon, a poprawka trafiła tylko do jednego z kilku dokumentów w sprawie,
• pominięte pole, które w danym typie pisma jest wymagane, a przy kopiowaniu z innego szablonu po prostu go tam nie było,
• niespójne oznaczenia gminy, obrębu czy jednostki ewidencyjnej, wpisywane za każdym razem z pamięci albo z innego źródła.

W piśmie urzędowym taka pomyłka to nie kosmetyka – to realne ryzyko wezwania do uzupełnienia albo wydłużenia procedury.

Jak to wygląda z Generatorem dokumentów w Statuso

Generator dokumentów pozwala wygenerować gotowe pismo bezpośrednio z karty sprawy, w kilka kliknięć, bez przepisywania danych sprawy za każdym razem. Dane inwestora, adresu inwestycji, działki czy numeru pisma są już w systemie, bo zostały wprowadzone raz – przy zakładaniu sprawy albo jej bieżącej aktualizacji. Generator po prostu je pobiera i wstawia w odpowiednie miejsca szablonu.

W tle działa to na dwa sposoby, w zależności od tego, jaki plik biuro wgrało jako szablon.

Szablon Word – zmienne wpisane w tekst

W szablonie Word zmienne pola to tokeny w formacie ${nazwa_zmiennej}, np. ${inwestor} czy ${nazwa_inwestycji}, wstawione bezpośrednio w treści dokumentu. Przy generowaniu każdy taki token zostaje podmieniony na rzeczywistą wartość ze sprawy. Katalog dostępnych zmiennych obejmuje między innymi dane inwestycji (nazwę, adres, rodzaj obiektu), dane działek, komplet danych inwestora (także dodatkowych inwestorów), dane projektanta wraz z uprawnieniami oraz numery pism zdefiniowane przez biuro.

Warto wiedzieć, że jeśli w szablonie zostanie token, którego system nie rozpoznaje – na przykład literówka w nazwie zmiennej – generowanie dokumentu zakończy się błędem wskazującym dokładnie, który token jest problemem. System nie pomija cicho błędnych pól, więc nie ma ryzyka, że w gotowym piśmie zostanie puste miejsce, którego nikt nie zauważy.

Szablon PDF – znaczniki rozmieszczone na stronie

Jeśli biuro pracuje na gotowych formularzach urzędowych w PDF (nawet zwykłym skanie bez pól formularza), Generator działa inaczej – jako nakładka. Zamiast edytować treść dokumentu, biuro ręcznie rozmieszcza na podglądzie strony znaczniki: zmienne (token wstawiany od punktu w prawo), pola zaznaczenia (rysujące "X" tam, gdzie na oryginalnym formularzu jest już wydrukowany kwadrat), obszary tekstowe z automatycznym zawijaniem dłuższego tekstu oraz linie przydatne do skreśleń. W przeciwieństwie do Worda, pusta wartość zmiennej na PDF po prostu nic nie drukuje – nie kończy się błędem.

Kto w biurze z tego korzysta

Budowanie szablonu – wybór pliku, rozmieszczenie zmiennych, ustawienia w Ustawieniach biura – to zadanie jednorazowe, zwykle wykonywane przez osobę odpowiedzialną za konfigurację systemu. Samo generowanie dokumentu z gotowego szablonu to już codzienna czynność każdego pracownika prowadzącego sprawę – wystarczy karta sprawy i kilka kliknięć, bez wiedzy technicznej i bez znajomości składni tokenów. Więcej o samym mechanizmie budowania szablonów znajdziesz w artykule Centrum pomocy o Generatorze dokumentów, a o powiązanej funkcji automatycznego budowania nazwy inwestycji – w opisie Generatora nazwy inwestycji.

Generator dokumentów to funkcja dostępna od wyższych planów – szczegóły, które plany ją obejmują, znajdziesz na stronie cennik Statuso. Dla biura, które regularnie wypuszcza wiele pism z tymi samymi danymi, jest to jeden z tych elementów systemu, które najszybciej zwracają się w praktyce – nie w efektownych funkcjach, ale w godzinach odzyskanych z najbardziej żmudnej części pracy administracyjnej.

Jeśli dopiero zastanawiasz się, czy przejście z arkusza kalkulacyjnego na dedykowany system w ogóle ma sens dla Twojego biura, warto zacząć od tekstu o tym, dlaczego Excel przestaje wystarczać do prowadzenia spraw – przepisywanie danych do pism to tylko jeden z wielu obszarów, w których ręczna praca zaczyna kosztować więcej, niż się wydaje.