Inwestor, dla którego rok temu prowadziliście projekt budynku jednorodzinnego, wraca z drugą działką. Nowa sprawa, ten sam człowiek, te same dane: imię, nazwisko, PESEL, adres, telefon. Ktoś w biurze siada i wpisuje to wszystko od nowa, bo tak działa karta sprawy - każda sprawa to osobny formularz. Przy jednym kliencie to nie problem. Przy biurze, które ma kilkadziesiąt lub kilkaset spraw w toku, a inwestorzy wracają regularnie (deweloperzy, firmy budujące sieciowo, prywatne osoby z kilkoma działkami), to zaczyna być zauważalna strata czasu i realne źródło błędów - literówka w numerze telefonu czy nieaktualny adres do korespondencji nie są niczym niezwykłym.
System Statuso ma na to konkretną odpowiedź: bazę klientów, która rozpoznaje powtarzającego się inwestora i uzupełnia jego dane automatycznie.
Z tego artykułu się dowiesz:
- Jak Statuso rozpoznaje, że dany inwestor już wcześniej zlecał sprawę biuru
- Co się dzieje z danymi klienta, gdy zmienia się adres, telefon albo nazwa firmy
- Kiedy dane klienta w bazie można edytować, a kiedy są zablokowane
- Czym różni się klient rozpoznany od sprawy bez identyfikatora
- Czy baza klientów jest dostępna w każdym planie Statuso
Problem: ten sam inwestor, ta sama praca za każdym razem
W typowym biurze projektowym karta sprawy zawiera dane inwestora - i to jest naturalne, bo każda sprawa musi je mieć niezależnie od innych. Kłopot zaczyna się, gdy ten sam inwestor pojawia się po raz drugi, trzeci, dziesiąty. Dotyczy to nie tylko osób prywatnych z kolejną działką, ale też firm deweloperskich, które zlecają biuru projekty seryjnie, albo inwestorów instytucjonalnych prowadzących kilka inwestycji równolegle. Bez mechanizmu, który to rozpoznaje, każda kolejna sprawa oznacza ręczne wpisanie tych samych danych - i ryzyko, że przy dziesiątym wpisywaniu coś się rozjedzie: inny numer telefonu, inny adres, literówka w nazwie firmy.
Jak Statuso rozpoznaje powtarzającego się inwestora
Mechanizm działa na jednym, jasno określonym identyfikatorze: numerze PESEL dla osoby prywatnej albo numerze NIP dla firmy. Gdy podczas tworzenia lub edycji sprawy wpiszesz taki identyfikator, system sprawdza, czy w biurze już istnieje klient z tym numerem. Jeśli tak - dopasowuje sprawę do istniejącego rekordu. Jeśli nie - zakłada nowy rekord klienta, który od tego momentu jest dostępny przy kolejnych sprawach.
To dopasowanie działa tylko wtedy, gdy identyfikator jest faktycznie wpisany. Sprawa bez numeru PESEL czy NIP nie tworzy żadnego rekordu klienta i nie łączy się z niczym - dane wpisane w takiej sprawie zostają tylko w niej. To ma sens: bez identyfikatora system nie ma na czym oprzeć rozpoznania, a zgadywanie po samym imieniu i nazwisku byłoby zawodne (dwóch inwestorów może się nazywać tak samo).
W praktyce, gdy zaczynasz wpisywać dane inwestora w nowej sprawie, pole z danymi inwestora podpowiada już zapisanych klientów biura - autouzupełnianie działa na podstawie tego, co wcześniej trafiło do bazy. Zamiast przepisywać wszystko od zera, wybierasz klienta z podpowiedzi i dane uzupełniają się jednym kliknięciem.
Zakładka "Baza klientów" - centralne miejsce dla danych inwestorów
Rozpoznawanie klienta przy tworzeniu sprawy to jedna strona mechanizmu. Druga to możliwość zarządzania klientami centralnie, z jednego miejsca. W nawigacji Statuso znajduje się zakładka "Baza klientów", która pokazuje listę wszystkich klientów zapisanych w biurze, z możliwością edycji ich danych.
To rozwiązuje konkretny, powtarzalny problem: inwestor zmienia numer telefonu albo adres do korespondencji, a ma w biurze kilka aktywnych spraw. Bez centralnej bazy trzeba by wejść do każdej sprawy osobno i poprawić dane ręcznie. Z bazą klientów robisz to raz - edytujesz dane klienta w zakładce "Baza klientów", a zmiana propaguje się automatycznie do wszystkich jego aktualnie aktywnych spraw. Jedna edycja, wszystkie sprawy zaktualizowane.
Co z klientami, którzy nie mają już aktywnych spraw
Jest tu jedno ważne ograniczenie, o którym warto wiedzieć zanim zaskoczy Was w praktyce: edycja klienta jest zablokowana, gdy nie ma on już żadnej aktywnej sprawy - czyli wszystkie jego sprawy są zarchiwizowane albo skasowane. Taki klient jest "wygasły": jego dane historyczne zostają zamrożone dokładnie takie, jakie były na moment archiwizacji czy skasowania ostatniej sprawy, zgodnie z ogólną zasadą działania Archiwum w Statuso. To sensowne zabezpieczenie - nie edytujecie już nieaktualnie danych powiązanych z zamkniętymi sprawami, które mają pozostać dokumentem historycznym w niezmienionej formie.
Jeśli więc "wygasły" klient wraca z nową sprawą i podacie ten sam PESEL lub NIP, system rozpozna go i połączy z istniejącym rekordem - a rekord znowu staje się edytowalny, bo ma aktywną sprawę.
Przykład z życia biura
Firma deweloperska zleca biuru projekt osiedla domów jednorodzinnych - to pierwsza sprawa, więc przy jej tworzeniu wpisujecie NIP firmy i wszystkie dane: nazwę, adres, dane kontaktowe. Pół roku później ta sama firma wraca z kolejną inwestycją, na innej działce. Osoba zakładająca nową sprawę wpisuje ten sam NIP - system rozpoznaje firmę i pole inwestora podpowiada już zapisany rekord. Jedno kliknięcie i dane firmy są w nowej sprawie, bez przepisywania.
Kilka miesięcy później firma zmienia adres siedziby. Zamiast wchodzić w obie sprawy (a może już trzecią czy czwartą) i poprawiać adres w każdej z osobna, wystarczy wejść w zakładkę "Baza klientów", znaleźć ten rekord i zaktualizować adres raz - zmiana trafi automatycznie do wszystkich aktywnych spraw tej firmy.
Dla kogo to ma sens
Baza klientów najbardziej pomaga tam, gdzie inwestorzy się powtarzają: biura współpracujące z deweloperami zlecającymi kolejne etapy inwestycji, biura obsługujące firmy budujące sieciowo (np. sieci handlowe, stacje paliw) albo prywatnych inwestorów z kilkoma działkami w portfelu. Jeśli w Twoim biurze zdecydowana większość spraw to zupełnie nowi, jednorazowi klienci, korzyść będzie mniejsza - ale w praktyce większość biur ma przynajmniej kilku stałych, powtarzających się inwestorów, i to właśnie dla nich ten mechanizm ma sens.
Dostępność funkcji
Baza klientów jest funkcją płatną - nie jest częścią podstawowego zakresu Statuso i trzeba ją włączyć dodatkowo. Jeśli zastanawiasz się, czy warto ją dokupić, dobrym punktem odniesienia jest sprawdzenie, ile spraw w Twoim biurze wraca do tego samego inwestora - jeśli to zjawisko częste, czas zaoszczędzony na niewpisywaniu tych samych danych po raz kolejny szybko się sumuje. Szczegóły dostępności i koszt znajdziecie w cenniku Statuso.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy baza klientów rozpozna inwestora bez PESEL-u lub NIP-u?
- Nie. Rozpoznanie działa wyłącznie na podstawie numeru PESEL (osoba prywatna) lub NIP (firma). Sprawa bez wpisanego identyfikatora nie tworzy i nie łączy się z żadnym rekordem klienta.
- Co się stanie, jeśli edytuję dane klienta, który ma kilka aktywnych spraw?
- Zmiana danych w zakładce "Baza klientów" propaguje się automatycznie do wszystkich aktualnie aktywnych spraw tego klienta - nie trzeba poprawiać ich pojedynczo.
- Czy mogę poprawić dane klienta, który nie ma już żadnej aktywnej sprawy?
- Nie - edycja jest zablokowana, gdy wszystkie sprawy klienta są zarchiwizowane lub skasowane. Jego dane pozostają zamrożone w takiej formie, jaką miały ostatnio, zgodnie z zasadą działania Archiwum.
- Czy baza klientów jest włączona domyślnie w Statuso?
- Nie, to funkcja płatna, którą trzeba dodatkowo włączyć - nie ma jej domyślnie w żadnym planie.
- Czy autouzupełnianie inwestora działa też przy pierwszej sprawie danego klienta?
- Podpowiedzi w polu inwestora pojawiają się na podstawie klientów już zapisanych w bazie biura - przy zupełnie nowym kliencie, którego jeszcze nie ma w bazie, oczywiście nie ma czego podpowiadać, więc dane wpisuje się od zera, a system zakłada dla niego nowy rekord.
Co warto zapamiętać:
- Baza klientów rozpoznaje inwestora po numerze PESEL lub NIP i uzupełnia jego dane jednym kliknięciem przy kolejnej sprawie
- Bez identyfikatora sprawa nie łączy się z żadnym rekordem klienta
- Zakładka "Baza klientów" pozwala edytować dane klienta centralnie, a zmiana trafia do wszystkich jego aktywnych spraw naraz
- Klient bez żadnej aktywnej sprawy jest "wygasły" - jego dane są zablokowane do edycji i zamrożone historycznie
- To funkcja płatna, dostępna po dokupieniu - szczegóły w cenniku Statuso