Jeśli Twoje biuro pracuje z tym samym inwestorem przy kilku sprawach — czasem w odstępie kilku lat — Baza klientów pozwala uniknąć wpisywania jego danych od nowa za każdym razem. System sam rozpoznaje powracającego klienta i pozwala zarządzać jego danymi w jednym miejscu, zamiast osobno na każdej sprawie.
W pracy biura projektowego często zdarza się, że ten sam inwestor wraca po latach z nowym zleceniem — najpierw projektuje dom, później zleca jego rozbudowę albo projekt ogrodzenia. Bez wspólnej bazy klientów każda taka sprawa oznaczałaby ręczne przepisywanie tych samych danych od nowa, z ryzykiem drobnych niezgodności między nimi, na przykład innej pisowni adresu. Baza klientów eliminuje to ryzyko, trzymając jeden, spójny zestaw danych dla każdego klienta.
Jak system rozpoznaje klienta
Podczas wpisywania imienia i nazwiska (albo nazwy firmy) inwestora na karcie sprawy system od razu podpowiada pasujące nazwy z już zapisanych klientów biura — wystarczy kliknąć podpowiedź, żeby uzupełnić resztę danych automatycznie.
Niezależnie od tego, w tle działa też dopasowanie po numerze PESEL (dla osoby prywatnej) lub NIP (dla firmy): przy zapisie sprawy system sprawdza, czy w bazie biura istnieje już klient z tym identyfikatorem — jeśli tak, sprawa łączy się z jego istniejącym rekordem, nawet jeśli nie skorzystano z podpowiedzi po nazwie, a jeśli nie, zakładany jest nowy rekord klienta.
Sprawy, w których pole PESEL lub NIP inwestora zostaje puste, nie tworzą ani nie łączą się z żadnym rekordem w bazie klientów.
Lista klientów biura
Baza klientów to funkcja dostępna, gdy plan biura ją obejmuje. W nawigacji pojawia się wtedy zakładka Baza klientów z listą wszystkich klientów biura. Możesz w niej podejrzeć i edytować dane każdego z nich w jednym miejscu.
Edycja danych i jej skutki
To główna zaleta centralnej bazy: gdy poprawisz dane klienta — na przykład adres albo numer telefonu — zmiana automatycznie pojawia się na wszystkich jego aktualnie aktywnych sprawach. Nie trzeba już poprawiać tych samych danych osobno na każdej sprawie tego inwestora.
Klienci bez aktywnych spraw
Gdy klient nie ma już żadnej aktywnej sprawy — bo wszystkie jego sprawy zostały zarchiwizowane albo skasowane — jego rekord w bazie zostaje zablokowany do edycji. Dane historyczne pozostają zamrożone dokładnie takie, jakie były zapisane na zarchiwizowanych lub skasowanych sprawach.
Taki "wygasły" rekord klienta odblokuje się do edycji dopiero wtedy, gdy powstanie dla niego nowa aktywna sprawa — na przykład ten sam inwestor wraca z kolejnym projektem, i rekord ponownie łączy się z aktywną sprawą.
Dzięki temu dane klientów, którzy aktualnie nie mają żadnej sprawy w toku, nie mogą zostać przypadkowo zmienione, a jednocześnie baza jest zawsze gotowa, gdy klient wróci z nowym zleceniem — wystarczy założyć dla niego nową sprawę z tym samym numerem PESEL lub NIP, a system sam odnajdzie jego wcześniejszy rekord.