Kalendarz zawsze pokazuje terminy realizacji Twoich spraw — to działa automatycznie, niezależnie od planu i bez żadnej dodatkowej konfiguracji. Funkcja Wydarzenia w kalendarzu (dostępna, gdy plan biura ją obejmuje) dodaje do tego możliwość wpisywania własnych wydarzeń, niezwiązanych bezpośrednio z żadną sprawą: spotkań z inwestorem, urlopów pracowników czy wydarzeń cyklicznych.
Dzięki temu kalendarz staje się jednym miejscem, w którym widać zarówno to, kiedy trzeba oddać projekt, jak i to, kiedy ktoś z zespołu jest na urlopie albo kiedy zaplanowano spotkanie z inwestorem — bez przełączania się między różnymi narzędziami czy kartkami przypiętymi nad biurkiem.
Rodzaje wydarzeń
Nowe wydarzenie może być jednym z trzech typów:
- Spotkanie — o konkretnej godzinie, zawsze jednodniowe.
- Wydarzenie całodniowe — jedno- lub wielodniowe, bez konkretnej godziny.
- Wydarzenie cykliczne — powtarzające się co określoną liczbę dni, miesięcy lub lat, aż do wskazanej daty zakończenia.
Wydarzenie cykliczne zawsze musi mieć datę zakończenia serii — nie da się utworzyć powtarzania bez końca. To celowe ograniczenie, które zapobiega przypadkowemu utworzeniu nieskończonej liczby powtórzeń.
Typowe zastosowania
- spotkanie z inwestorem lub w urzędzie, o konkretnej godzinie,
- urlop lub inna nieobecność pracownika, wpisana przez właściciela biura,
- cykliczne przypomnienie — na przykład o comiesięcznym przeglądzie dokumentacji.
Wydarzenia korzystają z tej samej palety kolorów co notatki, więc jeśli biuro używa obu funkcji, łatwo utrzymać spójne, rozpoznawalne oznaczenia w całym systemie.
Widoczność dla całego biura
W odróżnieniu od notatek, które są przypisane do jednej tablicy, wydarzenia w kalendarzu widzi całe biuro — niezależnie od tego, na której tablicy ktoś aktualnie pracuje. Dzięki temu każdy pracownik ma pełny obraz tego, co dzieje się w biurze, a nie tylko tego, co dotyczy jego własnych spraw.
Jeśli różne osoby w biurze pracują na różnych tablicach, i tak zobaczą to samo wydarzenie w kalendarzu — nie trzeba dodawać go osobno na każdej tablicy, tak jak w przypadku notatek.
Przypisywanie do pracownika
Wydarzenie można zostawić nieprzypisane albo przypisać do konkretnej osoby. Zasady zależą tu od roli:
- Zwykły pracownik może przypisać wydarzenie wyłącznie do samego siebie albo zostawić je nieprzypisane.
- Tylko właściciel biura może przypisać wydarzenie innemu pracownikowi — na przykład wpisując komuś urlop.
Jak wydarzenia są pokazywane
W widoku miesiąca wydarzenia pojawiają się jako kolorowe znaczniki, a na liście szczegółów danego dnia — razem z terminami realizacji spraw, ale w osobnej sekcji. Wydarzenia cykliczne są dodatkowo oznaczone dopiskiem "(cykliczne)".
Usuwanie wydarzeń
Usunięte wydarzenie trafia do Kosza. Przywrócić je lub skasować trwale może jego twórca albo właściciel biura — to drugie jest ważne, bo właściciel musi mieć możliwość zarządzać na przykład wpisem urlopowym, który sam wprowadził dla pracownika.
Skasowane wydarzenia kalendarza, w odróżnieniu od innych elementów w Koszu, pozostają tam bezterminowo — aż do ręcznego przywrócenia lub trwałego usunięcia. Dzięki temu żadne wydarzenie nie zniknie bezpowrotnie przez przypadek, nawet jeśli od jego usunięcia minie sporo czasu.