Do czego służy tablica
Tablica projektów to główny widok pracy w Statuso – rodzaj tablicy kanban, na której wszystkie aktywne sprawy biura pogrupowane są w kolumny odpowiadające kolejnym etapom realizacji. Zastępuje ręczne arkusze czy tablice korkowe, których biura projektowe używały wcześniej do śledzenia, na jakim etapie jest dana sprawa i kto obecnie za nią odpowiada – inwestor, urząd czy projektant.
Każda aktywna sprawa (czyli taka, która nie została zamknięta, zarchiwizowana ani skasowana) widoczna jest na tablicy jako osobna karta. Kliknięcie karty otwiera jej pełny widok – kartę sprawy – z wszystkimi szczegółami.
Konfigurowalne kolumny
Kolumny tablicy odpowiadają etapom, przez które przechodzi sprawa – biuro samo decyduje, jakie to mają być etapy, np. „Nowe zlecenie”, „W trakcie projektowania”, „Złożone w urzędzie”, „Zakończone”. Kolumny można dowolnie dodawać, zmieniać ich kolejność i nazwę, a także usuwać (poza ostatnią pozostałą kolumną). Zmiana nazwy kolumny jest bezpieczna dla znajdujących się w niej spraw – wszystkie karty automatycznie „przechodzą” razem z kolumną pod nową nazwą. Przycisk „Kolumny” w pasku narzędzi nad tablicą otwiera to zarządzanie od razu, bez przechodzenia do Ustawień.
Co pokazuje karta na tablicy
Każda karta na tablicy pokazuje najważniejsze informacje o sprawie na pierwszy rzut oka:
- Typ sprawy – kolorowa plakietka ułatwiająca szybkie rozpoznanie rodzaju sprawy.
- Gminę oraz skróconą nazwę lub adres sprawy.
- Inwestora i kwotę zlecenia.
- Status akcji – kto obecnie odpowiada za kolejny krok. Może to być konkretny pracownik albo etykieta typu „Inwestor”, „Urząd” czy „Gestor”. Jeśli to Ty jesteś przypisany do sprawy, zamiast własnego imienia zobaczysz po prostu „Ja”.
- Pasek postępu – wyliczany na podstawie odznaczonych pozycji na checkliście Procedury (można go ukryć w ustawieniach tablicy, jeśli biuro z niego nie korzysta).
- Termin realizacji – oznaczony kolorem: zielonym, gdy jest jeszcze czas, bursztynowym, gdy termin się zbliża, i czerwonym, gdy już minął.
Kolor kafelka
Najechanie myszą na kartę odsłania w jej rogu małą ikonkę – kliknięcie otwiera paletę piętnastu kolorów, którymi można oznaczyć tło pojedynczej karty (np. żeby wizualnie wyróżnić sprawy pilne albo należące do jednego klienta), oraz opcję „Brak” przywracającą domyślny wygląd. Zmiana koloru wymaga tego samego uprawnienia „Edycja projektów”, co pozostałe pola karty – każdy w biurze widzi ustawione kolory, ale zmieniać je mogą tylko osoby z tym uprawnieniem.
Przeciąganie kart między kolumnami
Przesunięcie sprawy do kolejnego etapu to po prostu przeciągnięcie jej karty myszką do innej kolumny. Zmienia to wyłącznie przypisanie do kolumny – żadne inne dane sprawy się nie zmieniają. Zmiana zapisuje się automatycznie, bez konieczności klikania „Zapisz”.
Wyszukiwanie, filtrowanie i sortowanie
Pasek nad tablicą pozwala szybko odnaleźć potrzebną sprawę:
- Wyszukiwanie tekstowe – po inwestorze, nazwie inwestycji, tytule, adresie, gminie, typie sprawy lub statusie.
- Filtry – po gminie, typie sprawy lub statusie, a także opcja pokazania wyłącznie spraw po terminie.
- Sortowanie po terminie realizacji, rosnąco lub malejąco.
Panel „Pilne tematy”
Panel „Pilne tematy” (dostępny, gdy plan biura go obejmuje) zbiera w jednym miejscu wszystkie otwarte tematy – ze wszystkich spraw na tablicy – którym termin już minął albo zbliża się w ciągu najbliższych kilku dni. Liczbę dni „na horyzoncie” każdy pracownik ustawia sobie indywidualnie w swoim profilu (domyślnie 7 dni, do wyboru od 1 do 90). Panel można przypiąć na stałe obok tablicy, żeby mieć pilne sprawy zawsze pod ręką.
Wiele tablic w jednym biurze
Jedno biuro może prowadzić kilka osobnych tablic, każda z całkowicie odseparowanym zestawem gmin, typów spraw, kolumn i statusów akcji – to jakby kilka niezależnych obszarów pracy w ramach tego samego konta, przy wspólnym zespole, bazie klientów i kalendarzu. Pełny opis, w tym jak dodać kolejną tablicę i kiedy warto to zrobić, znajdziesz w artykule Wiele tablic w jednym biurze.