Co robi wysyłka dokumentów do inwestora
Gotowy, wygenerowany dokument — na przykład wniosek albo oświadczenie — możesz wysłać prosto z systemu na adres e-mail inwestora, bez pobierania pliku na dysk i wklejania go w osobny program pocztowy. Wystarczy jedno kliknięcie na karcie sprawy zamiast eksportowania dokumentu i przełączania się do skrzynki pocztowej.
Wiadomość wychodzi z własnej skrzynki Twojego biura, nie ze wspólnego adresu Statuso, więc dla odbiorcy wygląda tak, jakby przyszła bezpośrednio od Ciebie.
Jak to skonfigurować
Opcję włącza się przy konfigurowaniu konkretnego generatora dokumentów: zaznaczasz wysyłkę do inwestora i wypełniasz szablon tematu oraz treści maila, który ma zostać wysłany razem z wygenerowanym dokumentem. W treści maila możesz wykorzystać te same dane sprawy co w samym dokumencie — np. imię i nazwisko inwestora czy adres inwestycji — dzięki czemu wiadomość brzmi spersonalizowanie, a nie jak szablonowe powiadomienie.
Zanim wysyłka zadziała, w Ustawieniach, w zakładce Integracje, w sekcji Poczta, musisz mieć skonfigurowaną własną pocztę biura. Bez tego próba wysyłki zakończy się błędem. Sama wysyłka do inwestora to osobna funkcja, dostępna tylko wtedy, gdy plan biura ją obejmuje — niezależnie od generatora dokumentów, który tworzy sam dokument do wysłania i jest dostępny na każdym planie.
Jak wysłać dokument
Gdy wygenerujesz dokument z generatora, który ma włączoną wysyłkę, szablon tematu i treści od razu wypełnia się danymi konkretnej sprawy i zapisuje razem z dokumentem. Na liście dokumentów na karcie sprawy pojawia się wtedy przycisk „Wyślij do inwestora”. Kliknięcie wysyła wiadomość bez dodatkowego okna z podglądem jej treści, więc warto upewnić się, że szablon jest gotowy, zanim klikniesz. Jeśli dokument źródłowy jest plikiem Word, przed wysyłką pojawia się jeszcze krótkie okienko wyboru formatu (Word, PDF albo oba) — dla dokumentów, których źródłem jest PDF, wysyłka następuje od razu.
Adresu odbiorcy nie wpisujesz ręcznie — system sam sięga po adres e-mail zapisany na sprawie, przy głównym inwestorze (albo współinwestorze, jeśli tak skonfigurowano). Po wysyłce w historii sprawy pojawia się wpis z datą wysłania. Warto pamiętać, że system nie ostrzega przed ponowną wysyłką tego samego dokumentu — jedynym śladem wcześniejszej wysyłki jest data widoczna przy dokumencie na liście.
Usuwanie stopki Statuso z maila
Domyślnie każda wiadomość wysyłana z systemu do klienta biura — w tym dokument wysłany do inwestora — ma na dole dodatkową stopkę z informacją, że e-mail został wysłany przez Statuso.pl.
Stopka znika automatycznie, jeśli plan biura obejmuje funkcję usuwania brandingu Statuso z maili do klientów — nie ma tu osobnego przełącznika do ręcznego włączenia w Ustawieniach, samo posiadanie tej funkcji w planie wystarczy. Wtedy stopka Statuso przestaje pojawiać się pod Twoim własnym podpisem we wszystkich wiadomościach objętych tą funkcją, w tym w mailach z dokumentami do inwestora.
Funkcja dotyczy wyłącznie wiadomości wysyłanych do klientów w imieniu Twojego biura, takich jak dokumenty wysyłane do inwestora. Nie ma wpływu na standardowe wiadomości systemowe wysyłane bezpośrednio przez Statuso, np. przy resetowaniu hasła — te zawsze zawierają swoją własną stopkę, niezależnie od tej funkcji.