Funkcja Kopie zapasowe pozwala właścicielowi biura samodzielnie zabezpieczyć się przed utratą lub niechcianą zmianą danych — np. przez pomyłkę przy masowej edycji, przypadkowe usunięcie ważnych informacji czy błąd podczas importu. W każdej chwili można utworzyć pełną migawkę stanu biura, a w razie potrzeby wrócić do dowolnej wcześniejszej migawki z listy.
Co obejmuje migawka
Migawka to komplet danych biura: tablice, kalendarz, sprawy wraz ze wszystkim, co w nich zapisano (tematy, checklisty, inwestorzy, działki, pola pism), typy spraw z domyślnymi materiałami i procedurami, generatory dokumentów i wygenerowane dokumenty, historia zmian, baza klientów, notatki wraz z komentarzami, wszystkie ustawienia biura (w tym dane firmy i uprawnienia pracowników) oraz dane kont użytkowników.
Migawka nie obejmuje danych wspólnych dla całej platformy, informacji rozliczeniowych biura (plan, liczba dodatkowych stanowisk, status aktywności) ani haseł — te elementy nigdy nie są cofane przez przywrócenie migawki.
Jak utworzyć migawkę ręcznie
W Ustawieniach konta, w zakładce Kopie zapasowe (widocznej tylko dla właściciela), znajduje się lista dotychczasowych migawek oraz przycisk Utwórz migawkę teraz. Kliknięcie od razu tworzy nową, pełną migawkę bieżącego stanu biura i dodaje ją do listy.
Kiedy warto zrobić migawkę ręcznie
Migawki automatyczne zabezpieczają biuro na co dzień, ale migawka ręczna szczególnie przydaje się tuż przed czynnością, której skutki trudno będzie cofnąć w inny sposób — np. przed masowym porządkowaniem spraw, przed testowaniem nowego generatora dokumentów na większą skalę czy przed importem dużej partii danych z zewnątrz. Dzięki temu, jeśli coś pójdzie nie tak, można wrócić dokładnie do stanu sprzed tej konkretnej operacji.
Jak przywrócić migawkę
Z listy migawek wystarczy wybrać tę, do której chcesz wrócić, i potwierdzić przywrócenie. Zanim system cokolwiek zmieni, najpierw automatycznie tworzy dodatkową migawkę aktualnego stanu — dzięki temu przywracanie nigdy nie jest operacją bez odwrotu, bo zawsze można wrócić także do stanu sprzed przywrócenia.
Istniejące konta pracowników są dopasowywane po adresie e-mail i zachowują swoje aktualne hasła — przywrócenie migawki ich nie kasuje. Jeśli w przywracanej migawce pojawia się konto, którego obecnie nie ma w biurze, dostaje ono możliwość ustawienia nowego hasła przez standardową funkcję "Zapomniałem hasła".
Migawki automatyczne
Niezależnie od migawek tworzonych ręcznie, dla biura co noc powstaje też automatyczna migawka — dotyczy to wszystkich biur, niezależnie od tego, czy funkcja Kopii zapasowych jest u nich włączona. Starsze migawki są z czasem porządkowane, przy czym najnowsza ukończona migawka biura jest zawsze zachowywana. Zapis plików korzysta z deduplikacji — plik, który się nie zmienił od poprzedniej migawki, nie jest kopiowany ponownie, co oszczędza miejsce i przyspiesza cały proces.
Dostępność funkcji
Kopie zapasowe są dostępne wyłącznie dla właściciela biura i tylko wtedy, gdy plan biura obejmuje tę funkcję — w przeciwnym razie zakładka w Ustawieniach konta w ogóle się nie pojawia.