Domyślnie liczba dni, przez którą skasowane dane pozostają widoczne i możliwe do przywrócenia w koszu, jest taka sama dla wszystkich biur na platformie. Funkcja Indywidualny czas przechowywania kosza pozwala biuru ustawić własną wartość, dopasowaną do swoich potrzeb i sposobu pracy, zamiast korzystać z jednej, ogólnej wartości domyślnej.
To nie jest sam mechanizm kosza — kosz działa tak samo niezależnie od tego ustawienia: skasowana sprawa, temat, notatka czy klient trafiają do zakładki "Skasowane", skąd można je odzyskać, dopóki nie minie ustalony okres. Sam sposób przeglądania kosza i przywracania z niego danych się nie zmienia. Ta funkcja daje wyłącznie możliwość skonfigurowania, jak długi ma być ten okres dla konkretnego biura.
Dlaczego warto to dostosować
Różne biura mają różne potrzeby. Jedne wolą dłuższy bufor bezpieczeństwa, bo skasowana sprawa bywa zauważona dopiero po kilku tygodniach. Inne wolą krótszy czas przechowywania, bo zależy im na porządku i nie chcą, by zakładka "Skasowane" rosła w nieskończoność. Na przykład biuro prowadzące duże, wieloletnie inwestycje może chcieć zostawić sobie więcej czasu na zauważenie pomyłki, podczas gdy biuro z krótkim cyklem mniejszych zleceń może wybrać krótszy okres. Indywidualny czas przechowywania pozwala dopasować to zachowanie do własnego rytmu pracy.
Co obejmuje to ustawienie
Ustawiona liczba dni dotyczy skasowanych spraw, tematów, notatek i klientów w zakładce "Skasowane". Nie ma zastosowania do dwóch miejsc:
- Wydarzenia w kalendarzu — te nie są w ogóle automatycznie czyszczone, niezależnie od tego ustawienia.
- Archiwum — dane zarchiwizowane pozostają tam bezterminowo i nie podlegają temu ustawieniu w żaden sposób.
Gdzie to ustawić
W Ustawieniach konta, w zakładce "Plan i preferencje", w sekcji Skasowane, można wpisać własną liczbę dni — od 1 do 365. Pozostawienie pola pustego oznacza powrót do wartości domyślnej ustalonej dla całej platformy.
Zmianę może wprowadzić każda osoba z uprawnieniem "Zarządzanie ustawieniami" w biurze — nie trzeba być właścicielem, by dostosować tę wartość.
Co warto wiedzieć
Nawet po upływie ustawionej liczby dni skasowane dane nie znikają z systemu natychmiast — pozostaje dodatkowy margines bezpieczeństwa, zanim zostaną usunięte bezpowrotnie. To dodatkowe zabezpieczenie na wypadek pomyłki, niezależne od liczby dni ustawionej przez biuro.
Jeśli funkcja przestanie być dostępna dla biura (np. w wyniku zmiany planu), wcześniej zapisana wartość nie zostaje utracona — po prostu przestaje obowiązywać, dopóki funkcja nie zostanie ponownie udostępniona. Wtedy wraca automatycznie, bez konieczności ustawiania jej od nowa.
Dostępność funkcji
To funkcja zależna od planu biura. Jeśli plan jej nie obejmuje, pole do ustawienia własnej liczby dni w ogóle się nie pojawia w Ustawieniach konta — biuro korzysta wtedy z wartości domyślnej platformy, bez możliwości jej zmiany.