Do czego służy archiwum
Archiwum to miejsce na sprawy zakończone, ale wciąż potrzebne jako odniesienie historyczne – na przykład do wglądu, skopiowania danych przy podobnym zleceniu w przyszłości albo wygenerowania kolejnego dokumentu już po zakończeniu współpracy. Archiwizacja zdejmuje sprawę z tablicy, ale nie usuwa żadnych danych – sprawa zostaje w archiwum bezterminowo, dopóki ktoś ręcznie jej nie przywróci albo nie usunie trwale. Archiwum jest dostępne w każdym planie, bez żadnych dodatkowych ograniczeń.
Kiedy sięgnąć po archiwum
Archiwizacja sprawdza się zawsze wtedy, gdy sprawa jest formalnie zakończona, ale biuro chce zachować do niej łatwy dostęp – na przykład żeby szybko sprawdzić szczegóły przy kolejnym zleceniu tego samego inwestora albo odtworzyć dane do podobnego wniosku. Jeśli wiadomo, że sprawa nie będzie już nigdy potrzebna, lepszym rozwiązaniem jest jej skasowanie – trafi wtedy do kosza zamiast do archiwum.
Warunek: wszystkie tematy muszą być zamknięte
Zanim sprawę będzie można zarchiwizować, wszystkie jej tematy (etapy) muszą być zamknięte. Jeśli spróbujesz zarchiwizować sprawę z choćby jednym otwartym tematem, zobaczysz komunikat z listą tematów, które trzeba najpierw zamknąć. Zamknięcie tematu można w każdej chwili cofnąć przyciskiem „Otwórz etap ponownie” – przydaje się to, gdy okaże się, że praca nad danym tematem jednak jeszcze się nie skończyła.
Co dzieje się po archiwizacji
Po potwierdzeniu archiwizacji sprawa znika z tablicy, zapisuje się data archiwizacji, a w historii sprawy pojawia się wpis o przeniesieniu do archiwum. Domyślnie włączone jest też automatyczne przełączenie widoku na zakładkę Archiwum zaraz po zarchiwizowaniu sprawy – dzięki temu od razu widać, że operacja się powiodła, bez ręcznego przechodzenia między zakładkami. W razie potrzeby to zachowanie można wyłączyć w preferencjach konta.
Jeśli była to ostatnia aktywna sprawa danego klienta – czyli wszystkie jego sprawy są już zarchiwizowane albo skasowane – dane tego klienta w bazie klientów przestają być automatycznie aktualizowane i przestają być edytowalne.
Przeglądanie archiwum
Widok Archiwum ma własną wyszukiwarkę oraz liczniki pokazujące, ile spraw i tematów aktualnie w nim leży. Listę można posortować na kilka sposobów:
- Inwestor A-Z lub Z-A.
- Ulica / nazwa sprawy A-Z lub Z-A.
- Data utworzenia – od najnowszych lub od najstarszych.
- Data archiwizacji – od najnowszych lub od najstarszych.
Co można zrobić z zarchiwizowaną sprawą
Zarchiwizowana sprawa nie jest dokumentem zamrożonym „na głucho” – wciąż można ją otworzyć i sprawdzić szczegóły, tylko jej dane są chronione przed przypadkową zmianą. Na zarchiwizowanej sprawie dostępne są:
- Podgląd – widok tylko do odczytu.
- Edycja – pola i tak pozostają zablokowane, dopóki temat jest zamknięty; jedyne aktywne akcje to przywrócenie, trwałe usunięcie i ponowne otwarcie tematu.
- Przywróć – sprawa wraca na tablicę. Zamknięte tematy nie otwierają się przy tym automatycznie – jeśli sprawa ma być dalej edytowana, trzeba je otworzyć osobno.
- Usuń trwale – usunięcie następuje natychmiast, bez okresu karencji.
Archiwum a kosz
Archiwum to coś innego niż kosz („Skasowane”). Archiwum jest bezterminowe – sprawa zostaje tam, dopóki ktoś jej ręcznie nie przywróci albo nie usunie. Kosz natomiast ma ustawiony termin ważności – po jego upływie zawartość kosza jest automatycznie i trwale kasowana. Innymi słowy: do archiwum trafiają sprawy, które biuro świadomie chce zachować na później, a do kosza – sprawy przeznaczone do usunięcia, tyle że z buforem bezpieczeństwa na wypadek pomyłki.