Do czego służy tablica
Tablica projektów to główny widok pracy w Statuso – rodzaj tablicy kanban, na której wszystkie aktywne sprawy biura pogrupowane są w kolumny odpowiadające kolejnym etapom realizacji. Zastępuje ręczne arkusze czy tablice korkowe, których biura architektoniczno-projektowe używały wcześniej do śledzenia, na jakim etapie jest dana sprawa i kto obecnie za nią odpowiada – inwestor, urząd czy projektant.
Każda aktywna sprawa (czyli taka, która nie została zamknięta, zarchiwizowana ani skasowana) widoczna jest na tablicy jako osobna karta. Kliknięcie karty otwiera jej pełny widok – kartę sprawy – z wszystkimi szczegółami.
Konfigurowalne kolumny
Kolumny tablicy odpowiadają etapom, przez które przechodzi sprawa – biuro samo decyduje, jakie to mają być etapy, np. „Nowe zlecenie”, „W trakcie projektowania”, „Złożone w urzędzie”, „Zakończone”. Kolumny można dowolnie dodawać, zmieniać ich kolejność i nazwę, a także usuwać (poza ostatnią pozostałą kolumną). Zmiana nazwy kolumny jest bezpieczna dla znajdujących się w niej spraw – wszystkie karty automatycznie „przechodzą” razem z kolumną pod nową nazwą.
Co pokazuje karta na tablicy
Każda karta na tablicy pokazuje najważniejsze informacje o sprawie na pierwszy rzut oka:
- Typ sprawy – kolorowa plakietka ułatwiająca szybkie rozpoznanie rodzaju sprawy.
- Gminę oraz skróconą nazwę lub adres sprawy.
- Inwestora i kwotę zlecenia.
- Status akcji – kto obecnie odpowiada za kolejny krok. Może to być konkretny pracownik albo etykieta typu „Inwestor”, „Urząd” czy „Gestor”. Jeśli to Ty jesteś przypisany do sprawy, zamiast własnego imienia zobaczysz po prostu „Ja”.
- Pasek postępu – wyliczany na podstawie odznaczonych pozycji na checkliście Procedury (można go ukryć w ustawieniach tablicy, jeśli biuro z niego nie korzysta).
- Termin realizacji – oznaczony kolorem: zielonym, gdy jest jeszcze czas, bursztynowym, gdy termin się zbliża, i czerwonym, gdy już minął.
Przeciąganie kart między kolumnami
Przesunięcie sprawy do kolejnego etapu to po prostu przeciągnięcie jej karty myszką do innej kolumny. Zmienia to wyłącznie przypisanie do kolumny – żadne inne dane sprawy się nie zmieniają. Zmiana zapisuje się automatycznie, bez konieczności klikania „Zapisz”.
Wyszukiwanie, filtrowanie i sortowanie
Pasek nad tablicą pozwala szybko odnaleźć potrzebną sprawę:
- Wyszukiwanie tekstowe – po inwestorze, nazwie inwestycji, tytule, adresie, gminie, typie sprawy lub statusie.
- Filtry – po gminie, typie sprawy lub statusie, a także opcja pokazania wyłącznie spraw po terminie.
- Sortowanie po terminie realizacji, rosnąco lub malejąco.
Panel „Pilne tematy”
Panel „Pilne tematy” zbiera w jednym miejscu wszystkie otwarte tematy – ze wszystkich spraw na tablicy – którym termin już minął albo zbliża się w ciągu najbliższych kilku dni. Liczbę dni „na horyzoncie” każdy pracownik ustawia sobie indywidualnie w swoim profilu (domyślnie 7 dni, do wyboru od 1 do 90). Panel można przypiąć na stałe obok tablicy, żeby mieć pilne sprawy zawsze pod ręką.
Wiele tablic w jednym biurze
Jedno biuro może prowadzić kilka osobnych tablic. Każda z nich ma całkowicie odseparowany zestaw gmin, typów spraw, kolumn i statusów akcji – to jakby kilka niezależnych obszarów pracy w ramach tego samego konta. Wspólne dla całego biura, niezależnie od tablicy, pozostają pracownicy, baza klientów i kalendarz wydarzeń. To rozwiązanie przydaje się biurom prowadzącym odrębne linie działalności albo oddziały, które chcą mieć własny zestaw etapów i typów spraw, zachowując przy tym wspólny zespół i wspólnych klientów.