Czym jest status akcji
Status akcji to plakietka widoczna na karcie sprawy oraz na tablicy, która odpowiada na pytanie: kto obecnie ma piłkę, czyli po czyjej stronie leży następny krok w sprawie.
Status akcji to zarazem najprostszy sposób na przekazanie odpowiedzialności za sprawę innej osobie w biurze — wystarczy na karcie zmienić status z siebie na kolegę czy koleżankę, i sprawa „trafia” do tej osoby bez wysyłania maila czy ustnego przekazywania. Ta osoba od razu widzi na swojej tablicy, że czeka na nią sprawa.
Skąd bierze się lista do wyboru na karcie
Lista statusów, którą widzisz przy wyborze na karcie sprawy, nie jest w całości ręcznie ustawiana w jednym miejscu — łączy dwa źródła:
- Pracowników biura — imiona wszystkich osób w biurze pojawiają się na liście automatycznie, zawsze na jej początku.
- Własne etykiety skonfigurowane w Ustawienia → Status akcji (domyślnie: „Ja”, „Inwestor”, „Urząd”) — dopisywane na końcu listy.
Oznacza to, że kolejność wpisana w ustawieniach nie jest dokładnie tą samą kolejnością, jaką pracownik widzi na rozwijanej liście przy karcie — imiona pracowników zawsze wysuwają się na początek, przed skonfigurowane etykiety.
Nowa sprawa dostaje domyślnie pierwszą pozycję z tej połączonej listy — w praktyce zwykle będzie to pierwszy alfabetycznie pracownik, a nie pierwsza etykieta z ustawień. Nie ma osobnego pola, w którym można wprost wybrać status domyślny.
Ekran konfiguracji
W Ustawienia → Status akcji zarządzasz wyłącznie własnymi etykietami (czyli drugą częścią listy opisanej wyżej) — imiona pracowników pojawiają się tam automatycznie i nie da się ich z tego miejsca edytować. Dla każdej etykiety możesz:
- zmienić treść bezpośrednio w wierszu listy,
- zmienić kolejność przeciąganiem za uchwyt,
- usunąć etykietę przyciskiem obok niej.
Nie da się usunąć ostatniej pozostałej etykiety — zawsze musi zostać przynajmniej jedna.
Kolor plakietki na tablicy jest ustalany automatycznie na podstawie treści etykiety: „Urząd” i „Gestor” mają jeden charakterystyczny kolor, „Inwestor” inny, a wszystko pozostałe (w tym imiona pracowników i dowolne własne etykiety) — trzeci, wspólny kolor. Warto o tym pamiętać przy zmianie nazwy: jeśli zmienisz etykietę „Urząd” na inną treść, plakietka straci swój charakterystyczny kolor.
Przykład użycia
Pracownik prowadzący sprawę wyjeżdża na urlop i musi przekazać kilka aktywnych spraw koledze. Zamiast opisywać każdą sprawę osobno w mailu, wystarczy, że na każdej karcie zmieni status akcji ze swojego imienia na imię osoby przejmującej sprawę. Kolega od razu widzi na swojej tablicy, które sprawy do niego trafiły, a status pozostałych, niezmienionych spraw, wskazuje dokładnie, po czyjej stronie leży kolejny krok — np. „Inwestor” albo „Urząd”, jeśli biuro akurat czeka na odpowiedź z zewnątrz.
Co warto wiedzieć
Nowa tablica startuje z trzema domyślnymi statusami: „Ja”, „Inwestor” i „Urząd”. Lista statusów jest ustawiana osobno dla każdej tablicy.