Do czego służą numery pism
W toku sprawy trzeba śledzić numery różnych pism urzędowych — najczęściej numer warunków technicznych, ale też np. numer pisma drogowego czy innego uzgodnienia. Sekcja Numery pism pozwala Twojemu biuru samodzielnie zdefiniować dowolny zestaw takich pól, dopasowany do własnych potrzeb — bez ograniczania się do jednego, sztywno narzuconego zestawu.
Każde skonfigurowane pole pojawia się na karcie sprawy z wybraną przez Ciebie etykietą i jest automatycznie dostępne do wstawienia w generatorach dokumentów.
Gdzie to skonfigurować
Sekcję znajdziesz w Ustawienia → Wygląd i zachowanie, w bloku „Numery pism” — nie ma ona własnej osobnej zakładki. Zawiera:
- przełącznik widoczności całej sekcji na karcie sprawy,
- listę pól z edytowalną etykietą,
- checkbox Domyślnie widoczna — decyduje, czy pole ma się pokazywać na każdej nowej karcie, czy tylko wtedy, gdy ma już wpisaną wartość,
- przycisk usunięcia pola.
Nową pozycję możesz dodać zarówno z tego ekranu ustawień, jak i bezpośrednio z poziomu karty sprawy — nie trzeba w tym celu wchodzić do ustawień.
Nowa tablica startuje z dwoma domyślnymi polami: „Nr WT” i „Drogi nr pisma”. W zależności od specyfiki biura warto dodać kolejne, np. „Nr pisma wodociągowego”, „Nr uzgodnienia gazowego” czy „Nr pisma energetycznego” — każde nowe pole jest od razu dostępne na wszystkich kartach spraw na tablicy.
Wiele numerów w jednym polu
Każde pole numeru pisma może przechowywać więcej niż jedną wartość — to przydatne, gdy w toku sprawy pojawia się kilka pism tego samego rodzaju, np. korekta warunków technicznych po pierwotnym piśmie. Wszystkie wpisane wartości danego pola trafiają razem do generatora dokumentów.
Zmiana nazwy pola jest bezpieczna
Przy tworzeniu pola system nadaje mu wewnętrzny, niewidoczny na co dzień identyfikator, który zapamiętuje, o które pole chodzi. Ten identyfikator zostaje przypisany raz i nigdy się nie zmienia — nawet jeśli później zmienisz etykietę pola.
Dzięki temu możesz spokojnie przemianować pole, np. z „Nr WT” na „Numer warunków technicznych”, bez obawy, że coś się popsuje. Wszystkie generatory dokumentów, które już korzystają z tego pola, nadal poprawnie podstawią jego wartość — bo pod spodem nadal odwołują się do tego samego, niezmienionego identyfikatora, a nie do samej nazwy pola.
Wykorzystanie w generatorze dokumentów
Każde pole numeru pisma jest automatycznie dostępne do wstawienia w grupie „Pisma” podczas budowania szablonu dokumentu — nie trzeba go tam osobno dodawać ani konfigurować po raz drugi. Wystarczy raz zdefiniować pole w ustawieniach, a każdy generator korzystający z niego od razu podstawi aktualne wartości wpisane na danej sprawie.
Co warto wiedzieć
Sekcja numerów pism jest widoczna tylko w biurach korzystających z przynajmniej jednego z generatorów (dokumentów lub projektów) — bez generatora te pola nie miałyby gdzie zostać wykorzystane. Lista pól, podobnie jak inne ustawienia, jest osobna dla każdej tablicy.