Generator dokumentów

Generator dokumentów pozwala raz zbudować szablon pisma — na przykład wniosku, oświadczenia czy umowy — a potem generować z niego gotowe, wypełnione dokumenty jednym kliknięciem z karty każdej pasującej sprawy. Zamiast za każdym razem ręcznie przepisywać dane inwestora, adres inwestycji czy numery pism, wystarczy raz przygotować wzór ze zmiennymi polami, a system sam podstawi właściwe dane konkretnej sprawy.

Szablon może być plikiem Word albo PDF — sposób pracy z każdym z nich jest inny, więc warto poznać obie ścieżki, zanim zdecydujesz, którą wybrać dla danego pisma. Nie należy tego mylić z Generatorem projektów — to zupełnie inne, niezależne narzędzie dostępne w systemie.

Jak stworzyć nowy generator

Ekran do budowania generatorów znajdziesz w Ustawieniach, w sekcji „Generatory dokumentów”. Po lewej stronie widzisz listę istniejących generatorów, po prawej — panel edycji tego, który akurat wybrałeś.

1. Kliknij przycisk dodania nowego generatora i nadaj mu nazwę.
2. Przypisz generator do konkretnego typu projektu — ta decyzja sprawia, że generator pojawi się jako opcja na kartach spraw tego typu.
3. Wybierz źródło szablonu: dokument Word albo dokument PDF. Ten wybór determinuje cały dalszy sposób pracy z generatorem.
4. Wgraj gotowy plik (do 10 MB) albo — w przypadku Worda — zacznij od pustego dokumentu utworzonego od razu w edytorze.

Jeśli wgrasz nowy plik na miejsce już istniejącego szablonu PDF, wcześniej rozmieszczone pola zostaną wyczyszczone, bo nowy plik może mieć inny układ stron — trzeba je będzie rozmieścić ponownie. Warto też wiedzieć, że szablony generatorów i już wygenerowane z nich dokumenty liczą się razem do wspólnego limitu miejsca w Twoim planie — po jego przekroczeniu wgranie kolejnego pliku zostanie odrzucone z czytelnym komunikatem.

Szablon Word: edycja wprost w przeglądarce

Dokument Word edytujesz w całości w przeglądarce — nie musisz niczego pobierać na dysk ani wgrywać z powrotem. Wgrany plik pojawia się od razu w edytorze z paskiem formatowania: pogrubienie, kursywa, podkreślenie, przekreślenie, indeks górny/dolny, wyrównanie, listy punktowane i numerowane, czcionka, rozmiar oraz kolor tekstu.

Zmienne pola wstawiasz, wpisując w tekście znacznik w formacie ${...}, np. ${inwestor} albo ${nazwa_inwestycji}. Prościej jest jednak kliknąć odpowiedni przycisk z katalogu zmiennych obok edytora — wstawi on token dokładnie w miejscu, gdzie akurat stoi kursor. Podczas generowania dokumentu każdy taki znacznik zostaje zamieniony na rzeczywistą wartość z danej sprawy.

Zmiany zapisują się dopiero po kliknięciu zapisu — do tego momentu masz dostępny podgląd na żywo, pokazujący, jak będzie wyglądał dokument z jeszcze niezapisanymi zmianami.

Dwie rzeczy warto znać zawczasu:

• Edytor w przeglądarce obsługuje wyłącznie dokumenty Worda z jedną sekcją. Jeśli wgrany plik ma ich więcej, edycja online jest niedostępna — zamiast tego zobaczysz podgląd tylko do odczytu, a treść trzeba poprawić poza systemem i wgrać ponownie.
• Wzory matematyczne (obiekty równań Worda) nie są obsługiwane przez podgląd — przy pierwszym otwarciu takiego dokumentu zostają automatycznie zastąpione zwykłym tekstem, najbliżej przybliżającym oryginał. Jeśli potem zapiszesz jakąkolwiek zmianę w dokumencie, to uproszczenie stanie się trwałe.

Jeśli w szablonie zostanie znacznik, którego system nie rozpoznaje, generowanie dokumentu zakończy się czytelnym błędem wskazującym dokładnie, który token jest błędny — dzięki temu literówka we wzorze nigdy nie skończy się cichym pominięciem danych w gotowym piśmie.

Szablon PDF: rozmieszczanie pól na podglądzie strony

PDF działa zupełnie inaczej niż Word. System nie szuka w pliku gotowych pól formularza ani nie edytuje jego treści — traktuje wgrany PDF jak tło, na którym samodzielnie rozmieszczasz znaczniki tam, gdzie mają się pojawić dane. Działa to nawet na zwykłym zeskanowanym dokumencie, bez żadnych pól formularza w środku.

Każda strona wgranego pliku wyświetla się jako podgląd strony. Wybierasz token z katalogu zmiennych (albo jedno ze specjalnych narzędzi) i klikasz bezpośrednio na podglądzie w miejscu, gdzie ma się pojawić dana wartość. Umieszczony znacznik możesz w każdej chwili przeciągnąć w inne miejsce albo kliknąć ponownie, żeby go usunąć.

Do wyboru masz cztery rodzaje znaczników:

• Zmienna — tekst wstawiany od punktu znacznika w prawo; jeśli wartość jest pusta, po prostu nic się nie drukuje.
• Pole zaznaczenia — przy generowaniu rysuje samo „X” tylko wtedy, gdy pole zostało zaznaczone; zakłada przy tym, że kwadrat czy ramka checkboxa są już wydrukowane na oryginalnym PDF-ie.
• Obszar tekstowy — prostokąt o zdefiniowanej szerokości i wysokości, w którym dłuższy tekst automatycznie się zawija; jego rozmiar ustalasz, przeciągając znacznik.
• Linia — prosta linia rysowana zawsze w tym samym miejscu, przydatna np. do ręcznych skreśleń na gotowym formularzu.

Podczas rozmieszczania pól podgląd pokazuje puste ramki i etykiety zamiast prawdziwych danych, bo żadna konkretna sprawa nie jest jeszcze wybrana. Dzięki temu możesz spokojnie ocenić układ, zanim wygenerujesz pierwszy prawdziwy dokument.

Katalog zmiennych

Ten sam katalog zmiennych obsługuje oba typy szablonów — różni się tylko sposób wstawienia: wpisanie albo kliknięcie w tekście dla Worda, kliknięcie na stronie dla PDF-a. W edytorze zawsze masz pod ręką listę dostępnych tokenów pogrupowanych tematycznie, więc nie musisz niczego zapamiętywać. Główne grupy to między innymi:

• dane ogólne, np. bieżąca data,
• dane inwestycji — nazwa, rodzaj budynku, adres, typ projektu i podobne,
• dane działki — numer działki, obręb, jednostka ewidencyjna oraz dane kolejnych działek, jeśli sprawa ich dotyczy,
• numery pism zdefiniowane wcześniej przez Twoje biuro,
• dane inwestora — pełny komplet danych głównego inwestora i ewentualnych współinwestorów,
• dane projektanta — imię, nazwisko i uprawnienia osoby prowadzącej sprawę.

Jeśli generator ma włączoną wysyłkę wygenerowanego dokumentu do inwestora mailem, temat i treść wiadomości konfigurujesz w osobnych polach tego samego panelu. Używają one nieco innego formatu zmiennych niż treść szablonu Word, więc przy kopiowaniu fragmentu tekstu między tymi polami warto zwrócić uwagę, do którego z nich akurat wklejasz.

Eksport, import i duplikowanie

Gotowy generator — razem z plikiem szablonu i całą mapą zmiennych — możesz wyeksportować do jednego pliku i zaimportować w innym biurze. To wygodny sposób na przekazanie sprawdzonego szablonu między biurami albo tablicami, bez odtwarzania go od zera.

W obrębie tej samej tablicy generator możesz też zduplikować przyciskiem „Duplikuj” — kopia dostaje własny, niezależny plik szablonu, gotowy do dalszej edycji bez ryzyka nadpisania oryginału.