Co robi wysyłka dokumentów do inwestora
Gotowy, wygenerowany dokument — na przykład wniosek albo oświadczenie — możesz wysłać prosto z systemu na adres e-mail inwestora, bez pobierania pliku na dysk i wklejania go w osobny program pocztowy. Wystarczy jedno kliknięcie na karcie sprawy zamiast eksportowania dokumentu i przełączania się do skrzynki pocztowej.
Wiadomość wychodzi z własnej skrzynki Twojego biura, nie ze wspólnego adresu Statuso, więc dla odbiorcy wygląda tak, jakby przyszła bezpośrednio od Ciebie.
Jak to skonfigurować
Opcję włącza się przy konfigurowaniu konkretnego generatora dokumentów: zaznaczasz wysyłkę do inwestora i wypełniasz szablon tematu oraz treści maila, który ma zostać wysłany razem z wygenerowanym dokumentem. W treści maila możesz wykorzystać te same dane sprawy co w samym dokumencie — np. imię i nazwisko inwestora czy adres inwestycji — dzięki czemu wiadomość brzmi spersonalizowanie, a nie jak szablonowe powiadomienie.
Zanim wysyłka zadziała, w Ustawieniach konta, w sekcji Poczta, musisz mieć skonfigurowaną i zweryfikowaną własną pocztę biura. Bez tego próba wysyłki zakończy się błędem. Sama funkcja wysyłki korzysta z tego samego generatora dokumentów, który tworzy dokument do wysłania — musi on być dla Twojego biura włączony, co domyślnie jest zapewnione na każdym planie.
Jak wysłać dokument
Gdy wygenerujesz dokument z generatora, który ma włączoną wysyłkę, szablon tematu i treści od razu wypełnia się danymi konkretnej sprawy i zapisuje razem z dokumentem. Na liście dokumentów na karcie sprawy pojawia się wtedy przycisk „Wyślij do inwestora”. Kliknięcie wysyła wiadomość natychmiast — bez dodatkowego okna z podglądem treści, więc warto upewnić się, że szablon jest gotowy, zanim klikniesz.
Adresu odbiorcy nie wpisujesz ręcznie — system sam sięga po adres e-mail zapisany na sprawie, przy głównym inwestorze (albo współinwestorze, jeśli tak skonfigurowano). Po wysyłce w historii sprawy pojawia się wpis z datą wysłania. Warto pamiętać, że system nie ostrzega przed ponowną wysyłką tego samego dokumentu — jedynym śladem wcześniejszej wysyłki jest data widoczna przy dokumencie na liście.
Usuwanie stopki Statuso z maila
Domyślnie każda wiadomość wysyłana z systemu do klienta biura — w tym dokument wysłany do inwestora — ma na dole dodatkową stopkę z informacją, że e-mail został wysłany przez Statuso.pl. Jeśli chcesz, żeby wiadomość wyglądała tak, jakby wyszła wyłącznie od Twojego biura, bez śladu narzędzia, z którego korzystasz, możesz tę stopkę wyłączyć.
Przełącznik znajdziesz w Ustawieniach konta biura. Po jego włączeniu stopka Statuso przestaje pojawiać się pod Twoim własnym podpisem we wszystkich wiadomościach objętych tą funkcją, w tym w mailach z dokumentami do inwestora.
To ustawienie dotyczy wyłącznie wiadomości wysyłanych do klientów w imieniu Twojego biura, takich jak dokumenty wysyłane do inwestora. Nie ma wpływu na standardowe wiadomości systemowe wysyłane bezpośrednio przez Statuso, np. przy resetowaniu hasła — te zawsze zawierają swoją własną stopkę, niezależnie od tego ustawienia.