Sprawa i temat – dwa poziomy szczegółowości
W Statuso rozróżniamy dwa pojęcia opisane szerzej w artykule Kluczowe pojęcia: sprawę i temat. Sprawa to nadrzędny byt, przypisany do konkretnego inwestora i nieruchomości – przechowuje dane wspólne, takie jak dane inwestora i ewentualnych współinwestorów, dane osoby upoważnionej, tytuł, kwotę, numer warunków technicznych, nazwę inwestycji, notatki oraz historię zmian.
Temat to pojedynczy wątek formalny prowadzony w ramach sprawy – np. przyłącze wodociągowe i osobno kanalizacyjne dla tego samego inwestora. Każdy temat ma własny typ sprawy, gminę, kolumnę na tablicy, status akcji, numery pism, checklisty, dane działki, adres nieruchomości i termin realizacji. Jedna sprawa może mieć kilka tematów jednocześnie – to nie jest historia wersji, tylko równoległe wątki prowadzone dla tego samego inwestora czy nieruchomości.
Co znajduje się na karcie
Karta sprawy dzieli się na sekcje, które biuro może włączać i wyłączać w ustawieniach tablicy: nazwa inwestycji, dane działki, notatki, checklisty Materiały i Procedury (razem z listami własnymi), dokumenty, gmina/kolumna/status/kwota, termin realizacji, numery pism, dane inwestora, link statusu dla klienta, zlecenie do geodety, strefa z opcjami archiwizacji i usuwania oraz historia zmian. Które z tych sekcji faktycznie widzisz, zależy też od tego, czy dana funkcja jest dostępna w planie biura.
Checklisty Materiały i Procedury
Każdy typ sprawy ma domyślne pozycje na checklistach Materiały i Procedury. W momencie założenia nowej sprawy te listy stają się w pełni niezależną kopią – dodawanie, usuwanie, odznaczanie czy zmiana kolejności pozycji na konkretnej sprawie nie ma żadnego wpływu na domyślny szablon typu sprawy, i odwrotnie. Każdą z tych dwóch checklist można też po prostu wyłączyć dla danej sprawy, bez usuwania jej zawartości – przyda się to, gdy konkretna sprawa akurat tej listy nie potrzebuje. Dodatkowo dostępne są własne, dowolnie nazwane listy kontrolne.
Adres – oddzielny typ ulicy
Każde pole „Ulica” w systemie – przy nieruchomości, inwestorze, osobie upoważnionej, dodatkowym inwestorze czy danych biura – składa się z dwóch elementów: rozwijanej listy typu (ul., al., os., pl. albo brak) oraz pola z samą nazwą ulicy. Dzięki temu we wszystkich generowanych dokumentach i podglądach adres składa się automatycznie jako „ul. Nazwa” (albo bez prefiksu, jeśli typu nie wybrano) – nie trzeba już ręcznie dopisywać „ul.”, „al.” czy „os.” do nazwy ulicy.
Numery pism (krótko)
Karta pozwala prowadzić dowolną liczbę numerów urzędowych pism (np. numeru warunków technicznych) w konfigurowalnych polach zdefiniowanych przez biuro – przydatne, gdy w toku sprawy pojawia się kilka kolejnych pism tego samego typu.
Generator dokumentów (krótko)
Jeśli dla danego typu sprawy wgrano szablon dokumentu, karta pozwala go wygenerować od razu z danymi sprawy – inwestorem, adresem, numerami pism i innymi polami. Wygenerowany plik trafia do historii sprawy, skąd można go pobrać, a w niektórych przypadkach też wysłać mailem do inwestora, edytować lub usunąć.
To inne, osobne narzędzie niż „Generator projektów”, dostępny w niektórych planach.
Zamknięcie i ponowne otwarcie tematu
Gdy praca nad danym tematem dobiega końca, można go zamknąć – zamknięty temat znika z tablicy, a jego pola przestają być edytowalne (poza kilkoma zawsze dostępnymi akcjami). Zamknięcie można w każdej chwili cofnąć przyciskiem „Otwórz etap ponownie”, co przywraca temat z powrotem na tablicę. Zanim całą sprawę będzie można przenieść do archiwum, wszystkie jej tematy muszą być zamknięte – próba archiwizacji z choćby jednym otwartym tematem kończy się listą tematów do wcześniejszego zamknięcia.
Dopasowanie widoku karty
To, które sekcje karty są widoczne, można ustawić na dwóch poziomach. Globalnie – w ustawieniach tablicy, dla wszystkich spraw naraz. Oraz indywidualnie – przycisk „Widok tej karty” pozwala nadpisać ustawienie globalne osobno dla każdej sekcji na konkretnej karcie („zawsze pokaż”, „zawsze ukryj” albo dziedziczenie z ustawień tablicy). Karta z takimi nadpisaniami ma przy tym przycisku widoczny znacznik, więc łatwo zauważyć, że coś zostało zmienione tylko dla niej.