Do czego służy kosz
Kosz to zabezpieczenie przed przypadkowym, nieodwracalnym skasowaniem danych. Gdy skasujesz sprawę, temat, notatkę, klienta albo wydarzenie w kalendarzu, dane nigdy nie znikają od razu – element trafia do zakładki „Skasowane”, skąd można go przywrócić. Dopiero po upływie ustawionego okresu jest trwale kasowany automatycznie, w tle. Zakładka jest dostępna dla każdego zalogowanego pracownika biura, niezależnie od roli.
Cztery osobne listy
Zakładka „Skasowane” dzieli się na cztery listy, każda dla innego rodzaju danych:
- Skasowane – sprawy i tematy. Widoczna zawsze.
- Usunięte notatki – widoczna, jeśli biuro korzysta z funkcji Notatki.
- Usunięci klienci – widoczna, jeśli biuro korzysta z funkcji Baza klientów.
- Usunięte wydarzenia – widoczna, jeśli biuro korzysta z Kalendarza.
Każda pozycja na liście pokazuje typ, nazwę, datę skasowania oraz liczbę dni pozostałych do trwałego usunięcia.
Sprawy i tematy trafiają do kosza w sposób ze sobą powiązany: skasowanie całej sprawy chowa ją jako jedną pozycję, bez rozbijania na poszczególne tematy. Skasowanie pojedynczego tematu przy wciąż aktywnej sprawie pokazuje go jako osobną pozycję z etykietą typu sprawy. Pojedynczy temat da się przywrócić samodzielnie tylko wtedy, gdy jego sprawa nadrzędna nie jest sama skasowana.
Jedyna dostępna akcja: przywróć
W samym koszu jedyną dostępną akcją jest Przywróć – nigdzie w tym widoku nie ma przycisku trwałego usuwania. Jedyny sposób, by coś zniknęło stamtąd wcześniej niż automatycznie, to poczekać na upływ okresu retencji (wyjątkiem jest trwałe usuwanie zarchiwizowanej sprawy – to osobna akcja dostępna w Archiwum, nie w koszu).
Jak liczony jest czas do usunięcia
Każda pozycja w koszu pokazuje liczbę dni pozostałych do trwałego usunięcia. Kasowanie odbywa się automatycznie po upływie ustawionego okresu – nie trzeba nic samodzielnie robić, żeby dane zniknęły z systemu. Jeśli coś jest jeszcze potrzebne, wystarczy przywrócić to wcześniej przyciskiem „Przywróć”. Liczbę dni, po której coś znika z widoku kosza, może dostosować samo biuro w swoich ustawieniach – dzięki temu każde biuro może dopasować retencję do tego, jak często pracownicy zaglądają do kosza i sprawdzają, czy nic ważnego przypadkiem tam nie trafiło.
Kto może przywracać co
- Notatki – wyłącznie autor danej notatki, niezależnie od roli. Nawet właściciel biura nie może przywrócić cudzej skasowanej notatki.
- Klienci – dowolny aktywny pracownik biura.
- Wydarzenia w kalendarzu – twórca wydarzenia albo właściciel biura. Pracownik bez tego uprawnienia w ogóle nie zobaczy przycisku „Przywróć” przy takim wydarzeniu.
- Sprawy i tematy – każdy pracownik, który widzi tablicę, może przywrócić dowolną skasowaną sprawę lub temat, nawet jeśli sam nie ma uprawnienia do ich kasowania.
Wyjątek: wydarzenia w kalendarzu
Warto wiedzieć o jednej różnicy: skasowane wydarzenia w kalendarzu obecnie nie mają automatycznego czyszczenia. Zostają w koszu bezterminowo, a licznik dni po prostu zatrzymuje się na zerze. Jedyny sposób, żeby takie wydarzenie zniknęło z kosza, to ręczne przywrócenie go.
Warto wiedzieć
Jeśli dane skasowanego klienta zostaną ponownie powiązane z nową aktywną sprawą – na przykład przy ponownym imporcie danych – klient automatycznie wraca z kosza, bez potrzeby ręcznego przywracania.
Wyjątkiem od zasady „nic nie znika bez kosza” jest usunięcie całej tablicy albo całego biura – w takim wypadku dane znikają od razu, z pominięciem kosza.