Jeśli Twoje biuro pracuje z tym samym inwestorem przy kilku sprawach — czasem w odstępie kilku lat — Baza klientów pozwala uniknąć wpisywania jego danych od nowa za każdym razem. System sam rozpoznaje powracającego klienta i pozwala zarządzać jego danymi w jednym miejscu, zamiast osobno na każdej sprawie.
W pracy biura projektowego często zdarza się, że ten sam inwestor wraca po latach z nowym zleceniem — najpierw projektuje dom, później zleca jego rozbudowę albo projekt ogrodzenia. Bez wspólnej bazy klientów każda taka sprawa oznaczałaby ręczne przepisywanie tych samych danych od nowa, z ryzykiem drobnych niezgodności między nimi, na przykład innej pisowni adresu. Baza klientów eliminuje to ryzyko, trzymając jeden, spójny zestaw danych dla każdego klienta.
Jak system rozpoznaje klienta
Dopasowanie odbywa się po numerze PESEL (dla osoby prywatnej) lub NIP (dla firmy). Gdy podczas tworzenia albo edycji sprawy wpiszesz taki numer, system sprawdza, czy w bazie biura istnieje już klient z tym identyfikatorem:
- jeśli tak — dane inwestora można uzupełnić jednym kliknięciem, korzystając z podpowiedzi opartych na już zapisanych klientach biura;
- jeśli nie — zakładany jest nowy rekord klienta.
Sprawy, w których pole PESEL lub NIP inwestora zostaje puste, nie tworzą ani nie łączą się z żadnym rekordem w bazie klientów.
Lista klientów biura
W nawigacji pojawia się zakładka Baza klientów z listą wszystkich klientów biura. Możesz w niej podejrzeć i edytować dane każdego z nich w jednym miejscu.
Edycja danych i jej skutki
To główna zaleta centralnej bazy: gdy poprawisz dane klienta — na przykład adres albo numer telefonu — zmiana automatycznie pojawia się na wszystkich jego aktualnie aktywnych sprawach. Nie trzeba już poprawiać tych samych danych osobno na każdej sprawie tego inwestora.
Klienci bez aktywnych spraw
Gdy klient nie ma już żadnej aktywnej sprawy — bo wszystkie jego sprawy zostały zarchiwizowane albo skasowane — jego rekord w bazie zostaje zablokowany do edycji. Dane historyczne pozostają zamrożone dokładnie takie, jakie były zapisane na zarchiwizowanych lub skasowanych sprawach.
Taki "wygasły" rekord klienta odblokuje się do edycji dopiero wtedy, gdy:
- powstanie dla niego nowa aktywna sprawa — na przykład ten sam inwestor wraca z kolejnym projektem, i rekord ponownie łączy się z aktywną sprawą, albo
- rekord klienta zostanie skasowany.
Dzięki temu dane klientów, którzy aktualnie nie mają żadnej sprawy w toku, nie mogą zostać przypadkowo zmienione, a jednocześnie baza jest zawsze gotowa, gdy klient wróci z nowym zleceniem — wystarczy założyć dla niego nową sprawę z tym samym numerem PESEL lub NIP, a system sam odnajdzie jego wcześniejszy rekord.