Zlecenie do geodety automatyzuje czynność, którą biura wykonują regularnie: zamówienie u geodety mapy do celów projektowych. Zamiast za każdym razem ręcznie przepisywać dane sprawy do maila, system sam wysyła gotowe, wypełnione zlecenie na adres geodety.
Dlaczego to oszczędza czas
Zamawianie mapy do celów projektowych to jedna z pierwszych czynności na starcie niemal każdej sprawy. Bez tej funkcji trzeba za każdym razem otworzyć skrzynkę mailową, znaleźć dane kontaktowe geodety i ręcznie przepisać dane inwestora, adres oraz numer działki do treści wiadomości. Dzięki gotowemu szablonowi ta sama czynność zajmuje dosłownie kilka kliknięć, a ryzyko pomyłki przy przepisywaniu danych znika.
Konfiguracja danych geodety
Dane geodety — nazwę firmy, osobę kontaktową, telefon i e-mail — a także temat i treść zlecenia konfigurujesz raz, w zakładce Geodeta w Ustawieniach konta. Ustawienia te dotyczą jednej konkretnej tablicy — jeśli biuro pracuje na kilku tablicach, każda z nich może mieć skonfigurowanego innego geodetę i inną treść zlecenia. Szablon treści może zawierać zmienne, które system automatycznie uzupełnia danymi konkretnej sprawy — na przykład adresem inwestycji czy danymi inwestora — dzięki czemu każde wysłane zlecenie jest od razu gotowe, bez ręcznego dopisywania szczegółów.
Wysyłanie zlecenia
Na karcie sprawy znajduje się przycisk Wyślij zlecenie mapy do Geodety. Po jego kliknięciu system najpierw sprawdza, czy dane geodety są kompletne: nazwa, osoba kontaktowa, poprawny numer telefonu, poprawny adres e-mail oraz wypełnione szablony tematu i treści. Jeśli czegoś brakuje, pojawia się prośba o uzupełnienie danych w Ustawieniach.
Gdy dane są kompletne, otwiera się okno podglądu z gotowym adresatem, tematem i treścią wiadomości. Okno to jest tylko do odczytu — jeśli treść wymaga poprawki, trzeba ją wprowadzić w szablonie w Ustawieniach, a nie bezpośrednio w tym oknie. Mail zostaje wysłany dopiero po Twoim potwierdzeniu w tym oknie.
Ostrzeżenia w oknie podglądu
Jeśli dla danego tematu lub etapu sprawy zlecenie było już wcześniej wysłane, okno podglądu wyraźnie o tym informuje, podając datę poprzedniej wysyłki. Nie blokuje to jednak ponownej wysyłki — czasem trzeba przecież zamówić aktualizację mapy. Podobnie, jeśli w szablonie zostały puste, niewypełnione pola, system o tym ostrzega, ale mimo to pozwala wysłać wiadomość.
Bezpieczeństwo adresu odbiorcy
Adres e-mail, na który faktycznie trafia zlecenie, system zawsze pobiera z zapisanej konfiguracji biura — nigdy z danych przesłanych w danym momencie z przeglądarki. To celowe zabezpieczenie, które chroni przed przypadkowym albo złośliwym przekierowaniem wysyłki na inny adres.
Czego to wymaga
Wysyłanie zleceń do geodety wymaga skonfigurowanej i zweryfikowanej własnej poczty biura, w Ustawieniach konta w sekcji Poczta — bez tego funkcja nie zadziała.