Zamawianie mapy do celów projektowych bez wypełniania tego samego formularza za każdym razem

Zamówienie mapy do celów projektowych to jedna z tych czynności, które pojawiają się w niemal każdej sprawie, a mimo to wciąż wykonuje się je ręcznie. Ktoś w biurze otwiera poprzedniego maila do geodety, kopiuje jego treść, podmienia adres inwestycji, numer działki, dane inwestora i nazwę sprawy - i liczy, że niczego przy okazji nie pomyli albo nie zapomni.

To praca, która nie wymaga myślenia, a mimo to zabiera czas i jest podatna na błędy - zwłaszcza gdy w biurze prowadzi się kilkanaście spraw jednocześnie i różne osoby wysyłają zlecenia do różnych geodetów. System Statuso ma na to konkretną odpowiedź: funkcję "Zlecenie do geodety", która wypełnia formularz zlecenia danymi z karty sprawy automatycznie.

Skąd bierze się problem z zamawianiem map

W praktyce biura projektowego zlecenie mapy do celów projektowych wygląda zwykle podobnie za każdym razem: adresatem jest ten sam geodeta lub jeden z kilku stałych współpracowników, treść maila ma powtarzalną strukturę, a różnią się właściwie tylko dane konkretnej sprawy - adres inwestycji, numer działki, dane inwestora, ewentualnie termin. Mimo tej powtarzalności wiele biur wciąż robi to ręcznie: kopiuje stary mail, poprawia dane, wysyła. Przy kilku sprawach miesięcznie to nie jest wielki problem. Przy kilkunastu - to już realny czas i realne ryzyko, że ktoś przekopiuje dane z niewłaściwej sprawy albo zapomni podać numer działki.

Jak działa "Zlecenie do geodety" w Statuso

Na karcie sprawy w Statuso znajduje się przycisk "Wyślij zlecenie mapy do Geodety". Kliknięcie go nie wysyła maila od razu - system najpierw sprawdza, czy dane geodety, do którego ma trafić zlecenie, są kompletne: nazwa firmy, osoba kontaktowa, poprawny 9-cyfrowy numer telefonu, poprawny adres e-mail oraz wypełnione szablony tematu i treści. Jeśli czegoś brakuje, Statuso o tym informuje i prosi o uzupełnienie danych w Ustawieniach - zamiast wysłać niekompletny lub błędny mail.

Gdy dane są w porządku, pojawia się okno podglądu z gotowym adresatem, tematem i treścią zlecenia, wypełnionymi automatycznie danymi sprawy. To okno jest tylko do odczytu - jeśli treść wymaga poprawki, nie wprowadza się jej doraźnie w tym miejscu, tylko w szablonie w Ustawieniach, dzięki czemu poprawka obowiązuje przy wszystkich kolejnych zleceniach, a nie tylko przy tym jednym. Dopiero po potwierdzeniu w oknie podglądu mail faktycznie trafia do geodety.

Konfiguracja - jedno miejsce, raz na tablicę

Dane geodety - nazwę firmy, osobę kontaktową, telefon, e-mail - oraz szablon tematu i treści zlecenia konfiguruje się raz, w zakładce "Geodeta" w Ustawieniach konta, osobno dla każdej tablicy. Po tej jednorazowej konfiguracji przycisk na karcie sprawy działa już bez dodatkowych kroków - system sam podstawia dane konkretnej sprawy do zapisanego wcześniej szablonu.

To rozwiązanie ma sens zwłaszcza tam, gdzie biuro pracuje z jednym stałym geodetą albo ma inną konfigurację dla różnych tablic - np. gdy różne zespoły w biurze obsługują różne typy inwestycji i korzystają z innych geodetów.

Co się dzieje, gdy zlecenie już wcześniej wysłano

Zdarza się, że mapa wymaga aktualizacji - np. zmienił się zakres opracowania albo minął czas ważności poprzedniej mapy. Statuso pamięta, czy zlecenie dla danego tematu lub etapu sprawy było już wcześniej wysłane, i w oknie podglądu wyraźnie o tym ostrzega, podając datę poprzedniej wysyłki. To nie jest blokada - system nie zabrania wysłania kolejnego zlecenia, tylko daje świadomą informację, żeby nie wysłać duplikatu przez przypadek albo, przeciwnie, żeby świadomie zamówić aktualizację mapy.

Podobnie działa ostrzeżenie o pustych polach w szablonie - jeśli któryś ze znaczników nie został wypełniony danymi sprawy, system to sygnalizuje, ale nadal pozwala wysłać zlecenie. Odpowiedzialność za ostateczną treść zostaje po stronie osoby wysyłającej, system tylko zwraca uwagę na potencjalny problem.

Bezpieczeństwo adresu wysyłki

Jedna rzecz jest tu celowo sztywna: adres geodety, na który faktycznie trafia mail, system pobiera zawsze z zapisanej konfiguracji biura - nigdy z danych przesłanych z przeglądarki w danym momencie. To zabezpieczenie przed sytuacją, w której mail zostałby przekierowany na inny adres niż ten, który biuro faktycznie skonfigurowało i zweryfikowało. Dla osoby korzystającej z funkcji na co dzień oznacza to po prostu pewność, że zlecenie zawsze trafia tam, gdzie powinno - do geodety zapisanego w Ustawieniach, a nie gdziekolwiek indziej.

Co jest potrzebne, żeby funkcja działała

Wysyłka zlecenia korzysta z poczty biura - wymaga skonfigurowanej i zweryfikowanej własnej skrzynki SMTP w Ustawieniach konta, w sekcji Poczta. To ta sama poczta, z której biuro wysyła inną korespondencję z systemu, więc jeśli była już skonfigurowana wcześniej, nie trzeba robić nic dodatkowego.

Warto też wiedzieć, że pod stopką własną biura Statuso dokleja jeszcze swoją stopkę - chyba że plan biura obejmuje funkcję jej usuwania.

Dla kogo dostępna jest ta funkcja

Zlecenie do geodety jest funkcją płatną - domyślnie wyłączoną w planach Standard i Medium, a włączoną w planach Premium i Enterprise. Jeśli biuro rozważa, czy przejście na wyższy plan się opłaca, warto policzyć, ile spraw miesięcznie wymaga zlecenia mapy i ile czasu zajmuje dziś ręczne przygotowanie takiego maila - dla biur prowadzących kilka lub kilkanaście spraw jednocześnie to zwykle policzalna oszczędność. Szczegóły dostępności funkcji w poszczególnych planach znajdują się na stronie cennik Statuso.