Karteczki, które nie giną: notatki zespołowe wprost na tablicy spraw

W każdym biurze projektowym prędzej czy później pojawia się ten sam problem: ustalenia, które nie pasują do żadnej formalnej sprawy, ale trzeba je gdzieś zapisać. "Pamiętać, żeby zadzwonić do inwestora po świętach", "geodeta obiecał dokumenty do piątku", "ta gmina ostatnio wymaga dodatkowego załącznika do wniosku" - takie rzeczy zwykle lądują na żółtej karteczce przyklejonej do monitora, w prywatnym notatniku albo w wiadomości na komunikatorze, która po tygodniu znika w gąszczu innych rozmów.

System Statuso ma na to konkretne rozwiązanie - zakładkę Notatki, dostępną wprost na tablicy, na której biuro prowadzi swoje sprawy.

Notatka to nie sprawa - i o to chodzi

Statuso porządkuje pracę biura wokół spraw i etapów - to formalny szkielet, w którym każdy dokument, pismo i decyzja ma swoje miejsce. Problem w tym, że nie wszystko w pracy biura da się tak łatwo zaklasyfikować. Luźne przypomnienie, ustalenie z klientem sprzed telefonu, uwaga dla siebie na później - to informacje robocze, które nie zasługują na osobną sprawę, ale i tak trzeba je gdzieś zapisać, żeby nie zniknęły.

Do tego właśnie służy zakładka Notatki - płótno karteczek przypisanych do konkretnej tablicy. Nie do całego biura, tylko do tej jednej tablicy, na której akurat pracujecie - inaczej niż na przykład Kalendarz, który obejmuje całe biuro. Dzięki temu notatki dotyczące danego zespołu czy projektu zostają tam, gdzie mają sens, a nie mieszają się z notatkami z zupełnie innego kontekstu.

Jak powstaje notatka

Nową notatkę tworzy się przyciskiem "+ Nowa notatka" albo po prostu prawym kliknięciem na płótnie - w tym drugim przypadku karteczka pojawia się dokładnie w tym miejscu, w którym kliknęliście, co ułatwia grupowanie tematycznie powiązanych notatek obok siebie. Każda notatka ma do wyboru jeden z sześciu kolorów, więc można wprowadzić własny kod - np. żółty na pilne sprawy klienckie, niebieski na przypomnienia administracyjne. Treść obsługuje podstawowe formatowanie: pogrubienie, kursywę, podkreślenie, przekreślenie i listy, więc dłuższą notatkę da się sensownie ustrukturyzować, zamiast wklepywać wszystko jedną ścianą tekstu.

Prywatna czy zespołowa - różnica ma znaczenie

Przy tworzeniu notatki wybieracie, czy ma być prywatna, czy zespołowa. Notatka prywatna widoczna jest wyłącznie dla jej autora - to miejsce na osobiste przypomnienia, rzeczy "do zrobienia jeszcze dzisiaj" albo szkice, których nie chcecie na razie pokazywać reszcie zespołu.

Notatka zespołowa jest widoczna dla wszystkich, którzy mają dostęp do danej tablicy. To rozwiązuje sytuację znaną z każdego biura: kierownik projektu ustala coś przez telefon, chce, żeby wiedziała o tym cała ekipa pracująca przy danej inwestycji, a jedynym dotychczasowym sposobem było przekazanie tego ustnie albo na komunikatorze - z ryzykiem, że ktoś akurat był na urlopie i się nie dowiedział. Notatka zespołowa zostaje na tablicy, widoczna dla każdego z dostępem, niezależnie od tego, kiedy kto wróci do pracy.

Jest tu jedna praktyczna właściwość, o której warto wiedzieć: notatkę zespołową każdy pracownik może przeciągnąć w inne miejsce na swoim własnym ekranie, bez wpływu na to, gdzie widzą ją inni. Podobnie ze zwinięciem - jeśli ktoś zwinie karteczkę, żeby nie zaśmiecała mu widoku, u pozostałych osób notatka zostaje rozwinięta tak, jak było. Każdy układa sobie płótno notatek po swojemu, a treść pozostaje wspólna.

Jeśli w biurze pracuje więcej niż jedna osoba, pod notatką zespołową pojawia się wątek komentarzy. To wygodne miejsce na krótką wymianę zdań przy konkretnym ustaleniu - bez zakładania osobnej sprawy i bez szukania, gdzie ta rozmowa w ogóle miała miejsce. Obok Statusu akcji, który przekazuje odpowiedzialność za konkretną sprawę między pracownikami, komentarze pod notatką to drugi, niezależny od pojedynczej sprawy sposób, w jaki zespół współpracuje wprost w systemie.

Panel przypiętych notatek na Tablicy

Samo płótno notatek to jedno, ale najbardziej praktyczna część tej funkcji ujawnia się dopiero przy przypinaniu. Wybrane notatki można przypiąć do panelu bocznego widocznego bezpośrednio na Tablicy - czyli tam, gdzie i tak spędzacie większość dnia, pracując ze sprawami. Panel ten można też przypiąć na stałe, indywidualnie dla każdego użytkownika, więc jeśli ktoś chce mieć go zawsze pod ręką, nie musi go otwierać za każdym razem od nowa.

Kolejność notatek w panelu przypiętych zmienia się przez przeciąganie za uchwyt (⋮⋮). Tu jest jeden szczegół, który warto zapamiętać: ta kolejność jest wspólna dla całej tablicy - widoczna tak samo u każdego pracownika, a nie ustawiana osobno przez każdą osobę. Zmienić ją może każdy, kto widzi panel, niezależnie od tego, kto jest autorem danej notatki. W praktyce oznacza to, że jeśli zespół ustali, że najważniejsze przypomnienia mają być na górze, ta hierarchia będzie identyczna dla wszystkich - nikt nie musi na nowo ustawiać sobie kolejności.

Co się dzieje z usuniętą notatką

Usunięte notatki nie znikają bezpowrotnie od razu - trafiają do Kosza, tak samo jak inne elementy w Statuso. Z jednym zastrzeżeniem: przywrócić notatkę albo skasować ją trwale może wyłącznie jej autor. To sensowne zabezpieczenie - skoro notatka zespołowa jest widoczna dla wszystkich, nie każdy powinien mieć prawo decydować o jej ostatecznym losie.

Standardowo czas przechowywania w Koszu odpowiada domyślnej wartości platformy. Biura, które korzystają z dodatkowej funkcji Indywidualnego czasu przechowywania kosza, mogą ten okres dostosować do swoich potrzeb.

Ile notatek można przypiąć naraz

Liczba jednocześnie przypiętych notatek w ramach jednej tablicy podlega limitowi ilościowemu wynikającemu z planu - to ograniczenie niezależne od samego dostępu do funkcji. W praktyce oznacza to, że panel przypiętych notatek ma pozostać narzędziem do najważniejszych, aktualnych ustaleń, a nie archiwum wszystkiego, co kiedykolwiek ktoś zanotował - na to służy samo płótno notatek, gdzie nieprzypięte karteczki mogą sobie leżeć bez ograniczeń liczby.

Dostępność funkcji w planach

Notatki to funkcja płatna - domyślnie wyłączona w planie Standard, dostępna od planu Medium wzwyż. W biurze korzystającym z planu bez tej funkcji cała zakładka po prostu się nie pojawia - nie ma tu zablokowanego widoku z plakietką wymaganego planu, tylko brak zakładki jako takiej. Jeśli zastanawiacie się, czy warto przejść na wyższy plan, warto sprawdzić cennik Statuso i porównać, które funkcje są dostępne na poszczególnych poziomach - Notatki to jedna z tych, które realnie wpływają na codzienną komunikację w zespole, a nie tylko dodatek "na wszelki wypadek".