Biuro
Biuro to Twoja firma w systemie Statuso — jedno konto obejmujące wszystkich pracowników, wspólną bazę klientów i wspólny kalendarz wydarzeń. Każde biuro ma jeden plan subskrypcji, z którego korzystają wszyscy jego użytkownicy.
Tablica
Tablica (nazywana też obszarem roboczym) to samodzielny zestaw spraw wraz z własną konfiguracją: gminami, typami spraw, kolumnami i statusami akcji. W zależności od planu jedno biuro może mieć kilka tablic — przydaje się to na przykład biurom prowadzącym kilka odrębnych linii działalności lub oddziałów, które chcą mieć osobny zestaw typów spraw i etapów pracy. Niezależnie od liczby tablic, pracownicy, baza klientów i kalendarz pozostają wspólne dla całego biura.
Sprawa i temat
To dwa najważniejsze pojęcia w codziennej pracy w Statuso — i najłatwiej je pomylić.
Sprawa przechowuje dane wspólne: dane inwestora (i ewentualnych współinwestorów), dane osoby upoważnionej, tytuł, kwotę, numer warunków technicznych, nazwę inwestycji, notatki oraz historię zmian.
Temat to pojedynczy wątek formalny prowadzony w ramach sprawy: ma własny typ sprawy, przypisaną gminę, kolumnę na tablicy, status akcji, numery pism, checklisty, adres nieruchomości, termin realizacji oraz swoje wygenerowane dokumenty.
Dlaczego to rozróżnienie jest przydatne? Bo jedna sprawa — czyli jeden inwestor i jedna nieruchomość — często wymaga prowadzenia kilku równoległych postępowań formalnych naraz, np. przyłącza wodociągowego i przyłącza kanalizacyjnego dla tej samej nieruchomości. Zamiast zakładać dwie osobne, niepowiązane sprawy i ręcznie kopiować dane inwestora do obu, zakładasz jedną sprawę z dwoma tematami. Każdy temat ma swój własny status, checklisty i dokumenty, ale zmiana danych inwestora w jednym miejscu jest od razu widoczna w obu tematach.
To nie jest historia wersji ani archiwum poprzednich etapów sprawy — to równoległe, aktywne wątki prowadzone w tym samym czasie.
Przykład
Inwestor Jan Kowalski buduje dom przy ul. Polnej 5 i potrzebuje jednocześnie przyłącza wodociągowego i kanalizacyjnego. Zakładasz jedną sprawę „Kowalski, Polna 5" z danymi inwestora i adresem wpisanymi raz, a w jej ramach dwa tematy: „Przyłącze wodociągowe" i „Przyłącze kanalizacyjne". Każdy z tematów ma własną kolumnę na tablicy (jeden może być już „Złożone w urzędzie", a drugi dopiero „W trakcie projektowania"), własne checklisty i własne wygenerowane dokumenty — ale gdy inwestor zmieni numer telefonu, poprawiasz go raz, na poziomie sprawy, i widać to od razu w obu tematach.
Rola: właściciel i pracownik
Każda osoba korzystająca ze Statuso ma jedną z dwóch ról:
- Właściciel — ma zawsze pełny dostęp do wszystkich funkcji i ustawień biura.
- Pracownik — ma dostęp ograniczony do zakresu uprawnień ustalonego indywidualnie przez właściciela, np. może przeglądać sprawy, ale nie może ich usuwać.
Znajomość tych czterech pojęć — biura, tablicy, sprawy i tematu — ułatwia poruszanie się po całym systemie: gdy szukasz konkretnej informacji, najpierw zastanów się, czy dotyczy ona całego biura, konkretnej tablicy, całej sprawy czy pojedynczego tematu w jej ramach.