W Statuso każdy użytkownik biura ma jedną z dwóch ról: właściciela albo pracownika. Właściciel ma zawsze pełny dostęp do wszystkich funkcji biura. Pracownikowi właściciel może natomiast nadać dokładnie taki zakres uprawnień, jaki jest potrzebny na danym stanowisku — bez dawania mu dostępu do wszystkiego.
Jak dodać pracownika
Dodanie nowego pracownika jest możliwe wyłącznie przez właściciela biura, na dwa sposoby.
- Dodanie bezpośrednie — właściciel wypełnia formularz z imieniem, adresem e-mail, hasłem i telefonem pracownika. Konto jest od razu aktywne i gotowe do logowania, a zaraz po dodaniu można od razu zaznaczyć jego uprawnienia na liście poniżej.
- Zaproszenie linkiem — właściciel z góry ustala uprawnienia i klika Wyślij zaproszenie. System generuje jednorazowy link ważny przez 7 dni i automatycznie wysyła go e-mailem na adres pracownika. Link można też w każdej chwili skopiować i przekazać ręcznie (np. komunikatorem) — przydaje się to, gdy wiadomość z jakiegoś powodu nie dotrze. Po kliknięciu w link pracownik podaje swoje imię i hasło, a konto zostaje utworzone z wcześniej ustalonymi uprawnieniami i od razu zalogowane. Zaproszenie, które nie zostało jeszcze przyjęte, można w każdej chwili anulować — wtedy link przestaje działać.
Jakie uprawnienia można nadać pracownikowi
Każde z poniższych uprawnień włącza się niezależnie od pozostałych, osobnym przełącznikiem, bezpośrednio przy pracowniku na liście:
- Podgląd projektów — pracownik widzi listę spraw i ich szczegóły.
- Tworzenie projektów — pracownik może zakładać nowe sprawy.
- Edycja projektów — pracownik może zmieniać dane istniejących spraw.
- Usuwanie projektów — pracownik może przenosić sprawy do kosza.
- Zarządzanie ustawieniami — pracownik ma dostęp do części ustawień biura, np. danych firmy, danych właściciela, konfiguracji poczty czy czasu przechowywania kosza. To uprawnienie nie daje jednak dostępu do zarządzania pracownikami ani zaproszeniami — to zawsze zostaje wyłącznie przy właścicielu.
- Generowanie dokumentów — pracownik może tworzyć dokumenty na podstawie zapisanych w biurze generatorów.
- Korzystanie z AI — pracownik może korzystać z funkcji opartych na AI, o ile plan biura obejmuje moduł AI.
Zmiana dowolnego przełącznika zapisuje się natychmiast, bez dodatkowego potwierdzania.
Zarządzanie kontami pracowników
Lista pracowników znajduje się w zakładce Firma w Ustawieniach, pod danymi firmy i danymi właściciela. Przy każdym pracowniku właściciel ma do dyspozycji kilka dodatkowych opcji.
- Zobacz logi — podgląd historii działań pracownika w sprawach z ostatnich 30 dni.
- Dezaktywuj / Aktywuj — odwracalne zablokowanie logowania. Dane pracownika pozostają nietknięte, a konto można w każdej chwili przywrócić.
- Usuń — trwałe i nieodwracalne usunięcie konta wraz z jego notatkami. Historia działań pracownika w sprawach zostaje jednak zachowana razem z jego imieniem i nazwiskiem, mimo że samo konto już nie istnieje — dzięki temu ślad tego, kto i kiedy coś zrobił, nie ginie.
- Domyślny projektant — pracownik, który zostaje automatycznie podstawiony przy generowaniu dokumentów, jeśli nikt inny nie zostanie wybrany ręcznie.
Limit liczby pracowników
Liczba pracowników, jaką może mieć biuro, zależy od wykupionego planu — w razie potrzeby można dokupić dodatkowe stanowiska ponad limit bazowy. Do limitu liczą się wyłącznie pracownicy — właściciel nigdy się do niego nie wlicza. Limit jest sprawdzany zarówno przy bezpośrednim dodawaniu pracownika, jak i przy przyjęciu zaproszenia — bo między wysłaniem zaproszenia a jego przyjęciem limit mógł się zmienić.