Funkcja Kopie zapasowe pozwala właścicielowi biura samodzielnie zabezpieczyć się przed utratą lub niechcianą zmianą danych — np. przez pomyłkę przy masowej edycji, przypadkowe usunięcie ważnych informacji czy błąd podczas importu. W każdej chwili można utworzyć pełną kopię zapasową stanu biura, a w razie potrzeby wrócić do dowolnej wcześniejszej kopii zapasowej z listy.
Co obejmuje kopia zapasowa
Kopia zapasowa to komplet danych biura: tablice, kalendarz, sprawy wraz ze wszystkim, co w nich zapisano (tematy, checklisty, inwestorzy, działki, pola pism), typy spraw z domyślnymi materiałami i procedurami, generatory dokumentów i wygenerowane dokumenty, historia zmian, baza klientów, notatki wraz z komentarzami, wszystkie ustawienia biura (w tym dane firmy i uprawnienia pracowników) oraz dane profilowe kont użytkowników — z wyjątkiem zdjęć profilowych, które nie są częścią kopii zapasowej.
Kopia zapasowa nie obejmuje danych wspólnych dla całej platformy, informacji rozliczeniowych biura (plan, liczba dodatkowych stanowisk, status aktywności) ani haseł — te elementy nigdy nie są cofane przez przywrócenie kopii zapasowej.
Jak utworzyć kopię zapasową ręcznie
W Ustawieniach, w zakładce Wygląd i zachowanie, w sekcji Kopie zapasowe (widocznej tylko dla właściciela), znajduje się lista dotychczasowych kopii zapasowych oraz przycisk Utwórz kopię zapasową teraz. Kliknięcie od razu tworzy nową, pełną kopię zapasową bieżącego stanu biura i dodaje ją do listy.
Kiedy warto zrobić kopię zapasową ręcznie
Kopie zapasowe automatyczne zabezpieczają biuro na co dzień, ale kopia zapasowa ręczna szczególnie przydaje się tuż przed czynnością, której skutki trudno będzie cofnąć w inny sposób — np. przed masowym porządkowaniem spraw, przed testowaniem nowego generatora dokumentów na większą skalę czy przed importem dużej partii danych z zewnątrz. Dzięki temu, jeśli coś pójdzie nie tak, można wrócić dokładnie do stanu sprzed tej konkretnej operacji.
Jak przywrócić kopię zapasową
Z listy kopii zapasowych wystarczy wybrać tę, do której chcesz wrócić, i potwierdzić przywrócenie. Zanim system cokolwiek zmieni, najpierw automatycznie tworzy dodatkową kopię zapasową aktualnego stanu — dzięki temu przywracanie nigdy nie jest operacją bez odwrotu, bo zawsze można wrócić także do stanu sprzed przywrócenia.
Istniejące konta pracowników są dopasowywane po adresie e-mail i zachowują swoje aktualne hasła — przywrócenie kopii zapasowej ich nie kasuje. Dla takiego istniejącego konta z powrotem ustawiane są tylko imię i nazwisko oraz rola z kopii zapasowej — reszta danych profilu (telefon, specjalność, branża, numery uprawnień, zdjęcie profilowe) zostaje taka, jaka jest obecnie, bez cofania. Jeśli w przywracanej kopii zapasowej pojawia się konto, którego obecnie nie ma w biurze, dostaje ono możliwość ustawienia nowego hasła przez standardową funkcję "Zapomniałem hasła".
Kopie zapasowe automatyczne
Niezależnie od kopii zapasowych tworzonych ręcznie, dla biura co noc powstaje też automatyczna kopia zapasowa — dotyczy to wszystkich biur, niezależnie od tego, czy funkcja Kopii zapasowych jest u nich włączona. Starsze kopie zapasowe są z czasem porządkowane, przy czym najnowsza ukończona kopia zapasowa biura jest zawsze zachowywana. Zapis plików korzysta z deduplikacji — plik, który się nie zmienił od poprzedniej kopii zapasowej, nie jest kopiowany ponownie, co oszczędza miejsce i przyspiesza cały proces.
Dostępność funkcji
Kopie zapasowe są dostępne wyłącznie dla właściciela biura i tylko wtedy, gdy plan biura obejmuje tę funkcję — w przeciwnym razie sekcja Kopie zapasowe w zakładce Wygląd i zachowanie w Ustawieniach w ogóle się nie pojawia.