Statuso to miejsce, w którym Twoje biuro prowadzi wszystkie sprawy i tematy w jednym, wspólnym systemie — zamiast rozproszonych arkuszy kalkulacyjnych i tablicy korkowej z karteczkami przypominającymi, na jakim etapie jest dana sprawa. Wszyscy pracownicy widzą te same, zawsze aktualne dane, a system sam pilnuje terminów i przypomina, kto obecnie „ma piłkę" w danej sprawie.
Podstawowy przepływ pracy
Codzienna praca w Statuso opiera się na trzech elementach, które są ze sobą ściśle powiązane:
- Tablica — główny widok pracy biura, czyli tablica kanban z kolumnami odpowiadającymi kolejnym etapom realizacji (np. „Nowe zlecenie", „W trakcie projektowania", „Złożone w urzędzie"). Każda sprawa widoczna jest tu jako karta, którą przeciąga się między kolumnami w miarę postępu prac.
- Karta sprawy — kliknięcie karty na tablicy otwiera jej pełny widok: dane inwestora, adres, checklisty, numery pism, dokumenty i historię zmian. To tutaj wprowadza się i przegląda wszystkie szczegóły konkretnej sprawy.
- Generowanie dokumentów — gdy plan biura obejmuje tę funkcję, na podstawie danych wprowadzonych na karcie sprawy Statuso wypełnia szablony pism i dokumentów automatycznie, oszczędzając ręczne przepisywanie tych samych danych po raz kolejny.
Sprawy i tematy
Jedna sprawa może obejmować kilka równoległych wątków formalnych, nazywanych tematami, prowadzonych dla tego samego inwestora i tej samej nieruchomości — np. osobno przyłącze wodociągowe i osobno kanalizacyjne. Każdy temat ma własny status i własne checklisty, ale współdzieli dane inwestora z resztą sprawy, więc nie trzeba ich wpisywać dwa razy.
Co jest gotowe od razu po rejestracji
Konto jest w pełni aktywne od razu po rejestracji — nie trzeba czekać na potwierdzenie adresu e-mail ani na żadną akceptację, żeby zacząć pracę (link weryfikacyjny przychodzi w tle, ale jego brak niczego nie blokuje). Biuro startuje z gotową do pracy tablicą o nazwie „Tablica", zawierającą:
- pięć domyślnych kolumn etapów: „Oferta przyjęta", „Kompletowanie / Koncepcja", „W trakcie realizacji", „Opracowanie projektu" i „Do rozliczenia",
- jedną gminę „Ogólny" i jeden typ sprawy „Ogólny", od razu ze sobą powiązane,
- trzy domyślne statusy akcji: „Ja", „Inwestor" i „Urząd",
- dwa domyślne pola numerów pism: „Nr WT" i „Drogi nr pisma".
Dzięki temu pierwszą sprawę można założyć od razu, bez żadnej wcześniejszej konfiguracji. Nazwy kolumn, gmin, typów spraw i statusów są tylko punktem startowym — warto je docelowo dostosować w Ustawieniach do specyfiki własnego biura (własne gminy, w których faktycznie działacie, i typy spraw odpowiadające rodzajom prowadzonych przyłączy czy instalacji).
Wiele osób, jedno źródło prawdy
W pracy na tablicy może brać udział cały zespół biura — właściciel zaprasza kolejnych pracowników i przydziela im dostęp do dokładnie tych funkcji, których potrzebują. Jeśli biuro prowadzi kilka odrębnych linii działalności, może też — w zależności od planu — założyć kilka niezależnych tablic w ramach tego samego biura, każdą z osobnym zestawem gmin, typów spraw i kolumn — zobacz Wiele tablic w jednym biurze.
Co dalej
Żeby sprawnie zacząć pracę w Statuso, warto po kolei przejść przez kolejne artykuły w tej kategorii:
- Kluczowe pojęcia: sprawa, temat i tablica — pełniejsze wyjaśnienie podstawowych pojęć używanych w systemie.
- Zakładanie pierwszej sprawy — krok po kroku, jak wprowadzić pierwszą sprawę na tablicę.
- Zapraszanie pracowników do biura — jak dodać kolejne osoby do wspólnej pracy w biurze.